Vous êtes à la tête d’une entreprise et vous souhaitez que vos documents administratifs soient bien conservés ? Pourquoi ne pas procéder à leur numérisation ? Pour vous accompagner à installer ce ce dispositif, voici un article guide pour vous aider à mieux comprendre le concept.

De quoi s’agit-il exactement ?

La numérisation documents consiste à créer une copie numérique à partir d’un document au format papier. Elle sera aussi bien accessible qu’exploitable en ligne. Il s’agit d’un premier pas vers la transformation digitale et elle permet d’améliorer la gestion de documents tout en facilitant leur accès et leur recherche aux différents collaborateurs. En plus de cela, leur sécurité est bien renforcée.

Numériser un document est un véritable processus bien complet demandant la mise en œuvre de différents moyens : humains, matériels et logiciels. Cela consiste principalement à convertir les archives en version papier en différentes données informatiques. De ce fait, les archives sont dématérialisées. Cette technique est de plus en plus plébiscitée, car le nombre de professionnels ayant recours à cela ne cesse d’augmenter.

Quels sont ses objectifs ?

Les principales fonctions de la numérisation des archives sont :

  • préserver les documents de toute perte ou détérioration ;
  • archiver les dossiers originaux pour gagner plus de place de stockage ;
  • favoriser le droit d’accès à différents types de documents administratifs tout en permettant aux collaborateurs et au public d’y avoir accès sans pour autant risquer de les détériorer ;
  • valoriser un fonds documentaire ;
  • faciliter les échanges même à distance.

Comment numériser les documents en entreprise ?

  • Préparer les documents : il faut tout d’abord les trier, ôter les agrafes et les trombones pour qu’ils puissent être scannés ;
  • Les numériser : ils sont alors scannés et traités à l’aide des outils de capture. Ceux-ci permettent d’extraire des informations ou du contenu, de manière automatique. Ces éléments sont ensuite utilisés comme métadonnées de description afin de faciliter la recherche d’un document.
    Il se peut qu’une intervention humaine soit sollicitée pour le vidéocodage. Cela permet de corriger d’éventuelles erreurs manuellement. Ensuite, un contrôle qualité est réalisé sur un échantillon représentatif pour valider le lot numérisé et permettre ainsi l’autorisation de la mise en ligne de toutes les images numériques.
    Pour information, il y a différents types de scanners qui sont adaptés au support de vos documents à numériser : livres, magazines, plans, dossiers de tous formats, etc. Dans le cas du traitement de vos documents engageants et sensibles, il vous est conseillé d’avoir recours à la numérisation fiable. Elle permet de procéder à la production de copies fidèles de vos dossiers originaux avant de les archiver pour assurer la préservation de leur vocation probatoire. De ce fait, il est possible de procéder à la destruction des versions originales ;
  • Restituer les copies numériques et archiver les documents : cela peut se faire soit au sein de l’entreprise, soit auprès d’un spécialiste de l’archivage numérique. Selon l’usage et les outils à disposition, les documents numérisés peuvent être intégrés au sein d’un SI métier.