Il y a un domaine de l’entreprise sur lequel très peu de propriétaires, de gestionnaires ou d’entrepreneurs aiment vraiment travailler et c’est la finance. À moins que vous ne soyez un comptable, c’est probablement un aspect de la gestion d’entreprise que vous essayez de votre mieux d’ignorer.
Mais il est important que toutes les entreprises, les organismes de bienfaisance et les entreprises n’ignorent pas ou ne fassent pas un mauvais travail sur leurs finances non plus. Pour une petite entreprise, cela pourrait faire la différence entre prospérer et faire faillite. Pour un organisme de bienfaisance, cela pourrait faire la différence entre aider les personnes dans le besoin et tomber à court.
Donc, en gardant cela à l’esprit, comment la technologie peut-elle vous aider à gérer vos comptes si importants ?
Domaines à considérer lors de la recherche d’un logiciel pour cette tâche
Local ou distant ?
En des temps révolus, la voie normale serait d’acheter un logiciel sur l’étagère et de l’installer sur votre propre ordinateur. C’est certainement encore une option, mais en prenant cette voie, vous pourriez passer à côté de certaines fonctionnalités puissantes.
L’option la plus populaire maintenant est d’opter pour un progiciel financier basé sur le cloud, qui est hébergé à distance et pour lequel vous payez un abonnement mensuel plutôt que de l’acheter directement.
Certains des grands avantages des logiciels de finance basés sur le cloud sont les suivants :
Il est plus abordable
Il est constamment mis à jour
Généralement un meilleur support technique
Accessible de n’importe où sur n’importe quel ordinateur
Intégration potentielle avec d’autres services
Est-il intégré ?
Lorsque vous commencez à penser à un logiciel de comptabilité, vous pourriez simplement penser que vous avez besoin d’une plateforme simple et autonome qui gérera vos recettes et vos factures et vous donnera un chiffre de bénéfices.
C’est une option, mais vous pourriez passer à côté de certaines fonctionnalités puissantes. Considérez quels autres services, vous utilisez déjà ou pourriez utiliser et si votre logiciel de finance pourrait être intégré à ces services.
Par exemple, si vous utilisez une banque commerciale en ligne, votre progiciel de finance pourrait s’intégrer à votre compte bancaire pour vous permettre de télécharger les transactions automatiquement.
Si vous utilisez un logiciel de facturation ou un logiciel pour gérer les devis et les estimations, vous pourriez être en mesure d’apporter cette fonctionnalité dans votre système de finance et même de gérer les prospects.
Vous pourriez aller plus loin et intégrer vos comptes à votre CRM ou au traitement des commandes afin d’obtenir des données financières plus précises et détaillées.
Tout cela peut sembler compliqué, et à bien des égards ça l’est, mais une fois mis en place, un système bien pensé pourrait vous aider à gagner beaucoup de temps et à rendre votre entreprise plus efficace.
Pour certaines entreprises, une solution simple et autonome pourrait suffire, mais examinez d’abord les options. Vous constaterez peut-être que les logiciels que vous utilisez déjà et sur lesquels vous comptez peuvent être intégrés pour vous offrir de nouvelles fonctionnalités auxquelles vous n’aviez même pas pensé.
Quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin ?
La chose la plus importante à faire avant de chercher un logiciel est de décider de ce que vous voulez réellement. Si vous ne savez pas quelles fonctionnalités vous recherchez, alors vous ne pourrez pas facilement comparer vos options.
Les fonctionnalités typiques à rechercher pourraient inclure :
Le suivi des stocks
Le contrôle des stocks
La possibilité de créer et d’envoyer des factures
Le suivi des crédits
Les rappels de paiement
La budgétisation et les prévisions financières
Les rapports et les analyses financières
Si vous ne savez pas par où commencer, envisagez de regarder les listes de fonctionnalités de quelques logiciels. Regardez ce qu’ils font précisément et rédigez une liste de toutes les fonctionnalités que vous pensez utiliser.
C’est aussi une bonne idée de rédiger deux listes :
Les fonctionnalités indispensables
Les fonctionnalités qui pourraient être utiles
Vous pouvez alors comparer directement différentes options et choisir celle qui correspond à vos besoins. Plutôt simple, non ?
