Une bonne gestion du temps est importante pour la réussite des propriétaires de petites entreprises. Faites-en plus en moins de temps en utilisant ces 5 stratégies de gain de temps.
Si vous êtes un employeur ou un propriétaire de petite entreprise, la gestion du temps est essentielle pour tirer le meilleur parti de votre activité et atteindre vos objectifs. Ces conseils pour gagner du temps vous aideront à en faire plus dans le temps dont vous disposez sans vous stresser ou travailler des semaines de 80 heures.
1. Planifier votre travail
Planifier votre travail est la stratégie la plus importante pour une gestion efficace du temps. Bien que la planification et la programmation soient des activités permanentes, le meilleur moment pour planifier les activités d’une journée est à la fin de la journée précédente.De cette façon, vous pouvez prendre un départ rapide sur les tâches essentielles chaque matin avant de commencer à être interrompu ou de perdre votre concentration. Si vous ne commencez pas chaque journée avec un plan, votre temps sera pris pour éteindre des feux et faire des choses que vos employés, pigistes, famille ou amis pourraient gérer à votre place. Si vous voulez en faire plus, essayez de suivre ces suggestions de planification :
Priorisez les tâches par ordre d’importance et d’urgence. Mettez une coche à côté des tâches que vous seul pouvez faire. Transportez un calendrier, et consultez-le souvent. Gardez un téléphone, une tablette, un agenda ou un planificateur quotidien à portée de main pour noter les rendez-vous, les échéances et les idées. Fixez des heures précises pour gérer les interruptions, les conférences d’employés et d’autres questions, et insistez pour que les gens attendent jusqu’à cette heure, sauf en cas d’urgence. Ignorez les appels téléphoniques et les courriels jusqu’au moment que vous avez prévu pour les traiter. Prévoyez de consacrer le plus de temps aux activités qui produisent les plus grands avantages pour l’entreprise.
2. Hiérarchiser en fonction de l’urgence ou de l’importance
On exige plus que jamais d’un propriétaire d’entreprise car les clients s’attendent à interagir avec leurs entreprises préférées par voie numérique et dans les médias sociaux.
Vous pouvez utiliser plusieurs méthodes efficaces pour hiérarchiser votre travail
Méthode Eisenhower
Le président Eisenhower a déclaré : « Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important. » La méthode Eisenhower catégorise les tâches comme importantes, non importantes, urgentes et non urgentes. Prévoyez de faire les tâches urgentes et importantes immédiatement et les tâches importantes mais non urgentes ensuite. Ces dernières sont suivies des tâches urgentes mais non importantes, puis des tâches non urgentes et non importantes.
Méthode ABC
Cette méthode consiste à classer tous vos travaux et corvées avec les lettres A, B et C par ordre d’importance. Vous pouvez également établir des priorités à l’intérieur de chaque catégorie en les classant par ordre de priorité 1, 2 ou 3. La hiérarchisation commence par l’accomplissement des tâches A-1 en premier, A-2 en second et en bas de la ligne à C-3.
Analyse de Pareto
Le principe de Pareto est souvent appelé la règle des 80/20 et est important dans les affaires. Par exemple, il arrive souvent que 20 pour cent de vos clients génèrent 80 pour cent des revenus. Une autre interprétation est que 20 pour cent de votre travail produira 80 pour cent des affaires. Les analyses de Pareto favorisent la réalisation des 20 pour cent de travail les plus critiques qui génèrent les plus gros rendements.
Méthodologie POSEC
L’acronyme POSEC signifie » Prioriser en organisant, rationaliser, économiser et contribuer. » Vous pouvez organiser vos objectifs quotidiens en fonction de leur urgence et du temps dont vous disposez. Rationalisez ou simplifiez les tâches gênantes ou les sujets qui peuvent être traités par d’autres. Les économies concernent les listes de souhaits personnels que vous aimez faire ou les choses qui devraient être faites. Éliminez les deux si vous n’avez pas assez de temps. Si vous disposez d’un peu de temps, concentrez-vous sur ce qui doit être fait plutôt que sur ce que vous aimez. Contribuer concerne les obligations sociales, redonner à la communauté et prêter attention aux plaintes des clients et des travailleurs, qui sont des tâches essentielles.
3. Regrouper les tâches similaires
L’organisation de tâches similaires peut faire gagner beaucoup de temps au cours d’une journée. Réservez du temps pour régler les problèmes des employés, remplir et classer les documents, écouter les messages, lire les courriels et traiter d’autres tâches commerciales exclusives à votre entreprise ou à votre secteur d’activité, comme inspecter l’entrepôt, tester les produits, rencontrer les fournisseurs ou visiter le bâtiment.
4. Déléguer les responsabilités de manière responsable
Déléguer les responsabilités est souvent l’une des choses les plus difficiles qu’un propriétaire d’entreprise doit faire pour gagner du temps, mais c’est essentiel si vous voulez réduire le stress, accomplir davantage de choses et augmenter le succès de votre entreprise. La plupart des entreprises reposent sur le principe consistant à faire travailler les autres en votre nom. Organisez vos tâches professionnelles de la manière suivante :
Tâches que vous devez faire Travaux que vous pouvez faire mais que d’autres peuvent vous aider à terminer Travaux que d’autres peuvent faire mais que vous pouvez les aider à terminer Travaux que d’autres peuvent terminer sans aide
La règle des 80/20 s’applique également ici : Si d’autres personnes peuvent accomplir une tâche au moins 80 % aussi bien que vous, il est généralement acceptable de déléguer cette tâche. Certaines activités professionnelles peuvent vous plaire, mais vous devez apprendre à dire : » Non, quelqu’un en qui j’ai confiance peut s’occuper de ce travail. «
5. Minimiser les distractions
Les distractions au travail peuvent facilement amener tout propriétaire d’entreprise à renoncer à son plan quotidien. En affaires, chaque vendeur, client et travailleur veut généralement parler au patron, il est donc important de contrôler votre environnement de travail, de restreindre l’accès et d’éviter les distractions personnelles comme lire les courriels et répondre au téléphone. Retrouver sa concentration après une interruption fait perdre beaucoup de temps. Construisez un mur contre les distractions en verrouillant votre porte et en désactivant votre téléphone. Plus vous pourrez vous concentrer sur les tâches professionnelles, plus vite vous les accomplirez.
Suivre les cinq suggestions ci-dessus peut aider tout propriétaire de petite entreprise et tout employeur à gagner du temps tout au long de la journée. Vous ferez un meilleur travail, éviterez le stress et générerez plus de revenus lorsque vous aborderez la gestion du temps de manière proactive.
