22 septembre 2021 6 h 21 min

5 conseils pour de meilleures réunions en ligne qui aident les employés à se sentir connectés

Cat :

Nous avons toujours su qu’un monde verrouillé ne serait pas permanent, mais le travail à distance et ses outils semblent certainement être là pour rester. Pendant la pandémie, McKinsey Global Institute a rapporté que “plus de 20% de la main-d’œuvre pouvait travailler à distance trois à cinq jours par semaine aussi efficacement que si elle travaillait depuis un bureau.” Aujourd’hui, les équipes sont confrontées à un nouveau défi, en examinant ce que devrait être le “retour au travail”, en espérant qu’il s’inscrive dans la durée.

Le fait est que certaines personnes aiment vraiment travailler à domicile et que d’autres travaillent mieux de cette façon. Cependant, comment allons-nous gérer nos relations de travail en ligne ? Apprendre à connaître et à travailler avec des personnes virtuellement peut être gratifiant, mais aussi épuisant d’une manière que le travail en personne n’a pas. Et qu’en est-il des réunions ? Sauter sur une conférence virtuelle peut être un moyen extrêmement efficace de se réunir, mais nous savons aussi que la fatigue de Zoom est réelle.

Alors, et maintenant ? Comment pouvons-nous prendre soin de nos équipes, l’élément vital de nos entreprises, tout en adoptant la technologie et le style de travail du futur ?

Bien que je n’aie pas de boule de cristal, je sais une chose ou deux sur la création de grandes connexions humaines. 

Voici mes cinq conseils pour de meilleures réunions en ligne, pour affronter le nouveau monde du travail et le faire fonctionner pour votre équipe. Tout se résume à une chose : il est temps d’écouter !

 

Comprenez que l’écoute en réunion est plus que le fait de ne pas parler

La création de bonnes connexions passe par une participation active avec vos coéquipiers, que vous soyez ou non dans la même pièce. Dans mon entreprise, nous travaillons avec des personnes compétentes dans le domaine du tourisme, de l’hôtellerie et d’autres industries ” humaines “. Ils passent toute la journée à avoir des conversations : parler aux gens, établir des liens. Et ils sont des auditeurs exceptionnels.

La bonne écoute est rare, et c’est une compétence essentielle au cœur de l’établissement de véritables connexions humaines. Même (et surtout) lorsque nous discutons via un Google Hangout, nous voulons nous sentir écoutés et valorisés. La première étape consiste à reconnaître qu’il faut faire un effort pour écouter. C’est une compétence, et c’est plus qu’une simple question de parler moins. 

 

Pour de meilleures rencontres en ligne, soyez préparé

Chapeau aux scouts pour cette astuce. Il est tentant de sauter dans un appel vidéo quelques minutes avant qu’il ne commence et de prendre une douche plus tard. La préparation et la concentration de la réunion ne sont probablement pas la partie la plus excitante de votre journée et la facilité de Zoom rend encore plus tentant de lésiner.

Ne le faites pas !

Les réunions virtuelles restent des réunions. La planification est essentielle. Vous devriez entrer dans une réunion Zoom avec la même préparation réfléchie que vous prendriez en entrant dans une salle de conférence. 

  • Êtes-vous dans cette réunion pour partager ou pour apprendre quelque chose ? 
  • Qui sera présent et quel sera le ton de la réunion ? Prendre juste quelques minutes pour réfléchir à la dynamique peut faire beaucoup.

Se montrer et s’engager. Pensez à de nouvelles façons d’aborder les problèmes au lieu de simplement entendre comment les choses sont cassées. Peut-être même faire un brainstorming à l’avance. En fin de compte, si vous voulez organiser de meilleures réunions en ligne, il est de votre responsabilité de vous montrer au sommet de votre art et d’encourager le progrès de la meilleure façon que vous pouvez. 

 

Choisissez des réunions courtes plutôt que des réunions longues

Pour votre prochaine réunion en ligne, résistez à l’envie de fourrer tous les sujets qui vous préoccupent dans une session d’une heure. Croyez-moi, je sais que c’est tentant. Construire des réunions courtes sur un seul sujet oblige tout le monde à se concentrer, ce qui favorise la productivité. Cela permet de garder les choses gérables et atténue naturellement l’épuisement des orateurs et des auditeurs.

De plus, lorsque vous prévoyez de vous réunir plus souvent et moins longtemps, vous éliminez le ” bruit ” afin de pouvoir vous concentrer sur un seul objectif. Si vous devez prendre des mesures sur un grand projet ou résoudre un point douloureux particulier chez un client, ce type de réunions vous permet de vous concentrer, d’écouter et de transformer les idées en actions réelles.

 

Soyez là pour aider les autres à briller et amplifier les bonnes vibrations

Bien que nous voulions toujours nous mettre en valeur, les meilleurs auditeurs (et orateurs) sont là pour que tous les autres dans la pièce aient l’air – et se sentent – bien. Des chercheurs ont découvert que ” l’interaction avec un auditeur empathique, sans jugement et attentif [rend] les gens moins anxieux et sur la défensive. ” Se sentir écouté ouvre littéralement les gens – en tête-à-tête, en groupe, etc.

Donc, que vous posiez des questions, fassiez des suggestions habiles ou souteniez un orateur, soyez ouvert et actif. En fin de compte, la meilleure écoute se sent vraiment coopérative, même lorsqu’elle est à l’écran. Réfléchissez aux moyens de dynamiser la conversation et de clarifier les idées, même si elles ne sont pas les vôtres dès le départ. N’oubliez pas que nous sommes tous dans le même bateau, même lorsque nous travaillons séparément. 

 

S’engager à faire émerger les meilleures idées

L’écoute habile est un élément essentiel de la boîte à outils du leader et la clé de meilleures réunions en ligne. Briar Goldberg, directrice du coaching des orateurs chez TED, nous dit que l’une des plus grandes erreurs que nous commettons dans les réunions Zoom est d’éteindre nos caméras et de permettre aux autres de faire de même. Comment pouvons-nous mener une conversation si nous ne savons pas qui prête attention, ou qui est même là ?

Les meilleurs auditeurs (et leaders) s’attachent à tirer les idées et le sens de ce qui est dit et ressenti par les autres personnes dans la pièce. La raison pour laquelle nous avons même des réunions est de collaborer et de travailler ensemble, et cela peut être là où nos meilleures idées émergent. En tant que grand auditeur, vous pouvez encourager tout cela. Attirez votre équipe (oui, caméras allumées) et rassemblez-les autour de concepts holistiques, où leurs voix uniques jouent un rôle.