Une gestion efficace des tâches fait partie intégrante derrière le succès de chaque chef de projet. Derrière chaque projet réussi, nous pouvons voir le travail acharné, l’acuité et la prévoyance d’un chef de projet compétent.
Tous les projets ne sont cependant pas également réussis. Dans cette optique, voici 7 stratégies de gestion des tâches qui aideront votre prochain projet à faire partie de ceux qui réussissent.
Déléguer les tâches
Avant de répartir les tâches et les responsabilités, il est important pour un chef de projet de définir les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe de manière claire et efficace.
Personne ne possède de qualités surhumaines ou ne sait exactement ce qu’il est censé faire et ne pas faire pour un projet donné, et à ce titre, il est important de communiquer clairement et de ne pas surcharger les membres de l’équipe avec des tâches qui peuvent nuire à leur productivité.
Ici, la délégation est la clé. Chaque membre de l’équipe doit avoir une compréhension claire des tâches à effectuer à chaque étape du projet. Ainsi, la délégation du travail à la bonne main et à la main capable est très importante.
Communiquer tôt et souvent
Une communication efficace est l’un des éléments cruciaux, mais souvent négligé, lorsqu’il s’agit de mener à bien un projet. Souvent, les gestionnaires de projet ont tendance à considérer ce domaine comme acquis, bien que les gourous du management soulignent son rôle crucial à maintes reprises.
Les gestionnaires doivent s’assurer qu’ils communiquent avec les membres de leur équipe tout au long des étapes du projet, de manière non ambiguë et sans équivoque.
Une communication efficace aide les gestionnaires de projet à éviter de nombreuses situations désagréables, et inévitables, comme se renvoyer la balle et se livrer à un jeu de reproches lorsque les choses tournent mal. L’absence de communication adéquate entre les membres de l’équipe peut coûter cher à l’organisation. Des enquêtes ont révélé que des entreprises ont subi d’énormes pertes en raison de l’absence d’une communication appropriée à différents stades de la mise en œuvre du projet.
Éviter le multitâche
Le multitâche est souvent supposé. Cependant, les gestionnaires de projet qui sont multitâches au cours de leurs projets constatent souvent que l’exécution de plusieurs tâches n’a pas donné les résultats escomptés.
C’est comme si vous essayiez d’engloutir tout en même temps, pour finir par ne rien obtenir, ou dans le pire des cas, vous blesser dans le processus. Les managers qui ont réussi à travers le monde ont tenté et réalisé la futilité du multitâche, pour finalement y dire un non catégorique.
Au lieu de cela, divisez les grandes tâches en petits travaux faciles à réaliser.
Trouver le bon logiciel de gestion des tâches
L’automatisation et les processus sont les amis du chef de projet. Cela nécessite un bon logiciel de gestion de projet.
Il existe de nombreuses solutions sur le marché, vous devez donc d’abord définir vos besoins et évaluer les options par rapport à ces besoins. Mais en général, recherchez des solutions flexibles, riches en fonctionnalités, qui mettent l’accent sur des statuts faciles à mettre à jour et qui incluent à la fois l’automatisation et plusieurs façons de visualiser les projets – comme des tableaux Kanban, comme des listes, comme un calendrier, etc.
Voyez grand avec la collaboration et l’implication
En tant que chef de projet, vous ne devez pas travailler de manière isolée ; il est impératif que vous preniez les membres de votre équipe en confiance lorsqu’il s’agit d’exposer vos forces en matière de gestion des tâches.
Ayez des interactions régulières avec votre équipe afin d’avoir une compréhension claire de l’état d’avancement du projet, de ce qui se passe réellement sur le terrain, des besoins et des doléances des membres de l’équipe, ainsi que des problèmes invisibles dans la stratégie actuelle de gestion des tâches. Après avoir reçu leurs commentaires, le chef de projet peut mieux organiser les tâches.
Le chef de projet ne doit pas non plus s’absenter après la délégation de travail des tâches principales et des tâches critiques. Faire cela peut mettre en danger l’ensemble du projet. Il est donc très important que les chefs de projet s’impliquent dans tous les aspects du projet en assurant un suivi régulier et diligent. C’est dans le meilleur intérêt de la réussite du projet.
Solliciter souvent un retour d’information
Le retour d’information est très important lorsqu’il s’agit de mener à bien un projet. Il devrait toujours y avoir suffisamment de place pour donner et recevoir du feedback. En tant que chef de projet, vous pouvez donner votre avis sur divers aspects critiques du projet. Dans le même temps, vous pouvez recueillir les commentaires des membres de votre équipe lorsque vous le jugez nécessaire. De cette façon, il est possible d’assurer un rapport constant entre vous et les membres de votre équipe.
Le feedback aide également les managers à être flexibles et à prendre des mesures, ou à revoir les mesures qui ont déjà été prises. La flexibilité et la volonté de se mettre au diapason des situations ou des tendances changeantes sont très importantes pour pivoter lorsque des problèmes surviennent. En procédant ainsi, vous vous assurerez que votre équipe et vos processus de travail évoluent, et vous serez sur la bonne voie pour obtenir les meilleurs résultats possibles.
Définir des échéances réalistes
Pour mener à bien tout projet, il est important de fixer des échéances réalistes pour chaque sous-tâche en cours. Fixez toujours des sous-échéances pour chaque tâche. Cela permettra d’éviter que des travaux inachevés ne s’empilent sur la table du chef de projet, entraînant un retard démesuré dans l’achèvement du projet dans les délais prescrits.
Les chefs de projet doivent fixer des délais précis après avoir fait preuve de diligence raisonnable et mené des discussions approfondies avec l’ensemble de l’équipe. Cela dit, les chefs d’équipe doivent s’assurer que les délais ou les jalons qu’ils fixent sont réellement réalisables. Il est également important que le chef de projet n’exerce pas une pression excessive sur votre équipe.
