Pour la plupart des propriétaires de petites entreprises, l’idée d’un audit financier est à peu près aussi excitante que celle d’un traitement de canal. Mais les audits peuvent révéler des informations importantes sur la situation financière et l’organisation d’une entreprise, ce qui en fait un outil inestimable.
Don Fornes, PDG et fondateur de Software Advice, a bouclé un audit de son entreprise plus tôt cette année et a les conseils suivants à offrir aux autres propriétaires d’entreprises qui travaillent avec des comptables pour réaliser un audit complet.
1. Commencez par l’organisation.
Quelles que soient vos aspirations à long terme en tant que propriétaire d’entreprise et société, communiquez ce plan à votre comptable et poussez-le à suivre les finances en conséquence.
2. Alignez la comptabilité et le reporting.
Votre comptabilité d’exercice devrait être sur le même calendrier que votre reporting. Par exemple, si vous rendez compte de vos finances tous les mois, effectuez votre comptabilité d’exercice tous les mois. Cela évitera des heures interminables passées à faire des contrepassations/corrections plus tard.
3. Corrigez vos immobilisations.
Le suivi des immobilisations est difficile pour de nombreuses entreprises. Software Advice a créé une feuille de calcul Excel que vous pouvez télécharger ici, pour prendre correctement en compte les taxes et les services qui font partie de la valeur d’achat des immobilisations.
4. Conservez un enregistrement numérique.
Il est intéressant de conserver un enregistrement numérique de tout afin que, le moment venu, vous puissiez vous référer à un document instantanément. Par exemple, veillez à classer numériquement les relevés bancaires car les anciens relevés peuvent être indisponibles en ligne et les copies peuvent être difficiles à obtenir.
5. Les congés payés des employés comptent.
Bien que les congés payés soient suivis d’une valeur horaire ou quotidienne du point de vue des ressources humaines, ils doivent être exprimés sur votre bilan en termes de dollars. Une idée est de relier chaque heure de congé payé qu’un employé a gagné à sa rémunération à chaque période de paie.
6. Tenir compte du loyer différé.
La comptabilité selon les principes comptables généralement reconnus exige que la valeur d’un bail soit répartie également sur une période donnée. Donc, même si vous obtenez quelques mois de loyer gratuit, vous devez recalculer en conséquence à des fins comptables.
7. Catégoriser correctement les dépenses.
Alors que les finances de l’audit peuvent être regroupées en catégories plus larges (ventes et marketing, recherche et développement, frais généraux et administratifs), un suivi granulaire est courant. Mais gardez à l’esprit de quelle catégorie plus large relèverait chaque poste pour éviter d’avoir du mal à répartir les postes par la suite.
8. Clôturez vos comptes chaque mois.
Reconcilier les dossiers chaque mois permet de s’assurer que les dépenses ne passent pas à travers les mailles du filet et facilite la détection de tout écart.
9. Auditez l’équipe !
Lorsque vous interrogez des auditeurs potentiels, assurez-vous de communiquer avec le personnel qui vous aidera tout au long du processus. Savoir que l’équipe vous convient dès le départ contribuera à ce que l’ensemble du processus d’audit se déroule sans heurts.
Les audits financiers ne sont pas un petit projet, surtout si vous en réalisez un pour la première fois. Comprendre comment mener un audit maintenant peut vous faciliter la vie à long terme.
