Vous comptez créer une structure de formation ou vous en possédez déjà une ? Dans les deux cas, il vous faut obtenir la certification Qualiopi qui remplace Datadock. De quoi s’agit-il exactement ? Comment l’obtenir ? En quoi est-elle différente du Datadock ?
En quoi consiste la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi est le dispositif qui prendra la place du Datadock à compter de janvier 2022. Tous les prestataires d’action dispensant une formation continue doivent se conformer à cette certification de qualité. C’est en tout cas l’une des conditions d’obtention de fonds publics ou mutualisés (OPCO). Cette certification atteste la qualité du processus mis en place par les organismes de formation ou d’action visant le développement des compétences. Il s’avère d’ailleurs judicieux de se faire accompagner par Siconsulting-certification.fr, une équipe d’experts au service des CFA, des organismes de formation, des formateurs indépendants.
Ces prestataires bénéficient d’un accompagnement personnalisé, leur permettant de développer tout leur potentiel. Sachez d’ores et déjà que le programme d’accompagnement concerne différents domaines, dont la gestion administrative, la qualité et la communication. Les experts sont également présents à chaque étape dans le cadre de la création de votre organisme. Ils mettent leur expertise à votre disposition en vue de l’obtention de la certification Qualiopi.
Comment obtenir la certification Qualiopi ?
Le processus d’octroi de la certification Qualiopi implique un audit sur site (au sein même de l’organisme de formation). Cette étape requiert bien évidemment la présence d’un auditeur mandaté par un organisme certificateur accrédité par le COFRAC. L’auditeur sera amené à analyser les documents et signalera les éventuelles non-conformités. De son côté, le prestataire de formation devra prévoir des actions correctives dans les 3 à 6 mois qui suivent l’audit. Ceci dit, la demande d’attestation Qualiopi se prépare en amont, d’où la nécessité de se faire accompagner par des spécialistes.
Les critères de la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi implique un référentiel comportant différents indicateurs. Les éléments tels que le niveau attendu du prestataire, les éléments de preuve ainsi que les précisions éventuelles sont pris en compte pour chacun des indicateurs.
- critère 1 : les solutions mises en place pour informer le public sur les prestations proposées.
- Critère 2 : l’identification des objectifs pour les prestations proposées.
- Critère 3 : l’adaptation des prestations en fonction du public ciblé et des modalités d’accueil. Les prestations d’accompagnement, de suivi et d’évaluation sont également prises en compte.
- Critère 4 : l’adéquation des différents moyens (pédagogiques, techniques, d’encadrement) aux diverses prestations proposées.
- Critère 5 : la qualification et les compétences du personnel dédié à dispenser les formations. Les solutions mises en œuvre en vue de développer leurs compétences sont prises en compte.
- Critère 6 : ce critère porte sur le degré d’investissement du prestataire.
- Critère 7 : le recueil des éventuelles réclamations formulées à l’encontre des parties prenantes par rapport aux prestations proposées et délivrées.
Pourquoi faut-il se certifier Qualiopi ?
La certification Qualiopi se révèle primordiale pour un organisme de formation, car elle atteste de la qualité des prestations proposées par celle-ci. Rappelons également que l’attestation Qualiopi ouvre la voie aux financements publics ou mutualisés. Comme le processus prend du temps, il est conseillé de s’y prendre le plus tôt possible. Pour ce faire, il convient d’étudier le référentiel qualité (RNQ) au préalable. Ce sera l’occasion de vérifier que l’organisme est bien conforme aux critères.
Comment reconnaître un organisme certifié Qualiopi ?
Qualiopi atteste que les prestations proposées par un organisme de formation visent au développement des compétences (PAC). Le prestataire peut ainsi bénéficier des fonds publics ou mutualisés. Il revient aux organismes certificateurs accrédités par le Comité français d’accréditation (COFRAC) de délivrer la marque Qualiopi. Les instances de labellisations reconnues par France compétences peuvent également délivrer une certification de qualité.
Tout organisme certifié Qualiopi dispose du droit d’usage de la marque. De la même façon, il s’engage à respecter le règlement, les conditions ainsi que les modalités d’utilisation de la marque Qualiopi. Le prestataire ayant passé avec succès l’audit dispose d’un kit complet qui comprend bien évidemment le règlement d’usage, la charte graphique ainsi que les logos de la marque en guise d’identification. Une fois obtenue, la certification nationale dure 3 ans. Il faudra également s’attendre à un audit de suivi intermédiaire, mais également d’un audit obligatoire sur site.
Quels sont les enjeux de la certification Qualiopi ?
Les financements octroyés dans le cadre de la certification Qualiopi proviennent des pouvoirs publics et des organismes comme l’État, les conseils régionaux, Pôle emploi, l’Association de gestion du fonds pour l’insertion professionnelle des personnes handicapées (Agefiph). À ceux-là s’ajoutent les opérateurs de compétences (Opco). Il s’agit d’organismes paritaires collecteurs agrées qui se sont liés pour créer le dispositif Datadock. Cette labellisation vise à distinguer les prestataires de formation de qualité.
À la fin de l’année 2020, plus de 12 000 organismes de formation se sont engagés dans une démarche d’audit visant la certification Qualiopi. Les prévisions font part de 10 000 prestataires de plus, aspirant à Qualiopi pour l’année 2021. La première vague d’établissements certifiés était particulièrement préparée à la démarche. Ces organismes de formation se sont basés sur une logique économique.
Cette démarche est surtout motivée par l’envie d’impulser une dynamique d’amélioration des prestations. D’un autre côté, de nombreux prestataires hésitent encore à se lancer. Ils se concentrent davantage sur des stratégies alternatives comme la sous-traitance, le partenariat avec une structure certifiée…
Datadock et Qualiopi : comment les différencier ?
La certification Qualiopi qui remplacera le Datadock deviendra effective et obligatoire à compter de 2022. Bien que similaires sur certains points, ces deux attestations de qualité sont deux dispositifs structurellement différents. Il faut déjà comprendre que le Datadock se résume à un simple référencement. Il vise à prouver la « capacité » d’un organisme donné. En revanche, l’audit Qualiopi impose une démarche plus approfondie qui implique de respecter des exigences du référentiel national qualité. Concrètement, les 21 critères Datadock ont laissé la place aux 32 indicateurs Qualiopi.
À titre de référence, les indicateurs 1, 4, 9, 23, 25 et 26 portent sur le champ de handicap. Les indicateurs 23, 24 et 25 se rapportent à la mise en place et sur l’exploitation d’une veille. Quant à la démarche d’amélioration continue, elle est analysée au travers des indicateurs 30, 31 et 32. Encore une fois, il est indiqué de se renseigner au préalable sur les étapes de la certification Qualiopi, sur le déroulement de l’audit et sur le traitement des éventuelles non-conformités. Il convient surtout de se concentrer sur les exigences du référentiel national de qualité.
Combien coûte une certification Qualiopi ?
Une fois l’attestation Qualiopi obtenue, le cycle de certification est de 3 ans. La démarche proprement dite comprend l’audit initial, l’audit de surveillance, le traitement des non-conformités, la délivrance du certificat. Pour ce qui est du coût, sachez que le montant varie en fonction du prix de l’audit Qualiopi et de sa durée.
Le prix d’une certification Qualiopi sera déterminé par rapport aux catégories d’actions à certifier, au chiffre d’affaires de l’année précédente, au nombre de sites à auditer. Pour vous donner une idée du coût d’une certification Qualiopi, sachez que le tarif de base est de 1 585 € HT. Ce montant équivaut au chiffre d’affaires de moins de 150 000 €. Outre le prix de la certification Qualiopi, d’autres coûts sont envisageables. Il ne faut pas oublier les coûts engendrés par le traitement des non-conformités mises en avant durant l’audit initial. Fort heureusement, le processus des éventuelles non-conformités est déjà prévu dans le tarif de base. Toutefois, un audit complémentaire peut être prévu afin de réévaluer certains indicateurs.
Datadock et Qualiopi : comment se déroule le passage de relais en 2022 ?
Un organisme référencé Datadock bénéficie des fonds formations assortis jusqu’au 31 décembre 2021. Le dispositif Qualiopi prendra ensuite le relais à compter de janvier 2022. Néanmoins, un organisme de formation peut demander à être certifié Qualiopi dès à présent. Cette initiative lui apportera assurance, notoriété et crédibilité. Quoi qu’il en soit, le Datadock demeure la référence jusqu’à 2022. Les prestataires doivent de ce fait déposer la certification Qualiopi via la plateforme Datadock.
Pour ceux qui ont obtenu la certification Qualiopi sans être passés par la case Datadock, ils devront effectuer une nouvelle déclaration sur le site de Datadock. Il convient ensuite de cliquer sur « Certification RNQ Qualiopi » et d’y déposer le certificat Qualiopi. Cette certification s’avère obligatoire aux organismes qui financent leurs programmes de formation par les fonds publics. Il s’agit principalement d’activités axées sur la formation professionnelle continue, sur les actions de validation des acquis, sur les actions de formation par apprentissage et sur les actions de bilan de compétences.
Qui est concerné par la certification Qualiopi ?
Cette question revient très régulièrement. Il faut déjà savoir que la certification Qualiopi s’adresse aux prestataires de formation qui financent leurs activités via les fonds publics ou les fonds mutualisés. Cette attestation est considérée comme un « permis de travailler ». Elle prouve la conformité et la qualité des prestations proposées par l’organisme de formation. La certification Qualiopi apporte de la valeur ajoutée vis-à-vis des concurrents. Il s’avère donc essentiel de se faire accompagner durant la démarche d’obtention de cette fameuse certification. Les experts reconnus sauront vous préparer pour l’audit initial et les contrôles qualité qui suivront.
