En termes de gestion administrative et financière, les notes de frais peuvent représenter un réel casse-tête. Gérer ces postes de dépenses est une mission difficile et chronophage. Pourtant, elles font partie du quotidien d’une entreprise. L’usage d’une solution électronique peut permettre de gérer les notes de frais !
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document permettant à un employé de prouver ses frais professionnels afin de bénéficier d’un remboursement. Dans la grande majorité des cas, ces frais font référence à :
- les frais de restauration ;
- les frais de déplacement comme les billets d’avion ou de train, le péage ou les indemnités kilométriques ;
- les frais de séjour à l’hôtel…
Il est obligatoire que le salarié émette une facture par exemple, pour se faire rembourser.
Se doter d’un logiciel pour éviter toute la paperasse
Une entreprise a tout à fait la possibilité de choisir la manière d’éditer et de traiter ses notes de frais. Néanmoins, le procédé peut s’avérer être complexe et fastidieux sur le long terme. L’usage d’un logiciel type I Paid That, peut être avantageux. En effet, ce logiciel pour gérer les notes de frais simplifie la vie des entreprises.
Le fonctionnement de ce type de logiciel
Le logiciel de notes de frais est une plateforme qui va résumer et automatiser la gestion de toutes les notes de frais sur un outil. Il intègre plusieurs fonctionnalités comme :
- la visibilité quasi instantanée des dépenses ;
- la possibilité d’utiliser une appli mobile pour utiliser le logiciel à tout moment ;
- la numérisation des diverses preuves grâce aux photos ou aux scans ;
- l’archivage de toutes les informations numérisées.
Le logiciel de notes de frais : pour qui ?
Le logiciel de notes de frais s’adresse à tous les professionnels, que vous soyez freelance, artisans ou encore grandes entreprises. Plus l’entreprise est imposante, plus le logiciel fera gagner du temps sur les différentes procédures à suivre pour gérer ses notes de frais, de leur collecte jusqu’au remboursement par salarié.
Quels sont les bénéfices d’un outil de gestion de notes de frais ?
Le logiciel de gestion de notes de frais revêt de multiples avantages. Voyons les voir ci-dessous :
Le gain de temps
Pour traiter une seule note de frais, le salarié peut passer une demi-heure. Plusieurs journées peuvent être mobilisées pour effectuer l’étude d’une note de frais. Grâce à un logiciel, il peut gagner beaucoup de temps, car il n’aura pas à écrire ses notes à la main. Il n’aura qu’à prendre un cliché ou scanner le justificatif ou la facture. Il aura ainsi la possibilité de se consacrer à des tâches à forte valeur ajoutée.
Le gain d’argent
Traiter une note de frais à la main, c’est long et ça coûte cher à une entreprise. Sans compter les erreurs de saisie qui peuvent fausser un calcul. C’est là que le logiciel de notes de frais devient intéressant, car il permet de limiter toute marge d’erreur. Aussi, vous aurez la faculté de récupérer un volume de TVA déductible plus conséquent. Les erreurs seront immédiatement détectées et toutes les dépenses seront enregistrées, même les plus infimes.
Un processus comptable plus simple
Le processus comptable se fait plus facilement afin de favoriser le travail collaboratif. Tout le personnel concerné verra le temps estimé pour le traitement des notes de frais. A tout moment, il est possible de traiter sa note de frais ou encore de suivre les frais injustifiés et de procéder à leur annulation.
Des données sécurisées
Le logiciel de gestion de notes de frais va préserver les données personnelles conformément à ce qui est écrit dans le RGPD. Vous détecterez tous les risques de fraude, car il saura évaluer les déclarations en double. Aussi, vous ne risquerez pas de perdre vos données comptables étant donné qu’elles seront toutes archivées.
L’accessibilité des données
Toutes les données sont accessibles par les divers acteurs de l’entreprise. Il est possible de donner un droit d’usage plus ou moins permissif. Dans la grande majorité des cas, le logiciel de notes de frais est accessible depuis un PC, un mobile ou une tablette. Il suffit juste d’avoir une connexion internet.
Comment choisir son logiciel de notes de frais ?
Afin de bien choisir son logiciel, il faut respecter certains critères.
La taille de votre entreprise
La majorité des logiciels de notes de frais proposent une facturation en fonction du nombre d’usagers. Vous devez donc savoir qui va utiliser l’appli : L’expert-comptable ? Les managers ? Les collaborateurs ? L’idéal, c’est de choisir une solution adaptée au nombre d’usagers actuels.
La simplicité d’utilisation
Un logiciel simple d’usage doit être un critère de choix important lors de la sélection de votre logiciel. Plusieurs types de salariés au cœur de votre entreprise peuvent être amenés à l’utiliser, d’où l’intérêt de choisir un, qui soit utilisable par tous. Aussi, le logiciel doit pouvoir répondre à des évolutions futures et être paramétré comme vous le souhaitez.
Les spécificités techniques
Il est particulièrement recommandé de vérifier ces spécificités techniques :
- le plafonnement des dépenses des usagers ;
- la vérification instantanée de la TVA déductible ;
- la création de notifications ;
- l’exportation des écritures comptables ;
- l’enregistrement de toutes les dépenses ;
- le suivi automatique des dépenses et des paiements ;
- la création de plusieurs profils d’utilisateurs avec des modalités d’accès ;
- l’adaptabilité du logiciel avec un outil comptable.
