Le logiciel de facturation est un outil de gestion qui permet à une entreprise d’établir et de suivre des factures. Il peut également être utilisé dans l’administration de la clientèle, la création de tableaux de bord et l’établissement de devis. L’utilisation de ce programme informatique est hautement recommandée à tous les dirigeants d’entreprise qui veulent suivre la tendance de la digitalisation. Elle s’avère également utile pour faciliter la gestion commerciale de la structure et ainsi optimiser sa performance.
Le principe de fonctionnement d’un logiciel de facturation
Le logiciel de facturation peut être défini comme le programme informatique qui permet à une entreprise de mieux gérer son processus de facturation. Son principal objectif est de faciliter l’établissement, la transmission et l’archivage des factures de vente. Bien que l’utilisation de cet outil de gestion soit facultative, elle reste essentielle à la simplification de différentes tâches administratives. Avec ce logiciel, vous courez moins de risques de faire des erreurs ou d’oublier des mentions obligatoires prévues par la loi. Vous aurez également l’occasion d’assurer le recouvrement de vos créances et de suivre les dossiers de vos clients.
Par ailleurs, le logiciel de facturation vous permet de vous débarrasser des facturiers en papier, considérés comme obsolètes désormais. Plus le volume de vos factures devient important, plus cet outil de gestion vous sera d’une très grande utilité. Dans tous les cas, il s’adapte parfaitement à toutes les tailles d’entreprise : microentreprises, TPE, PME et grandes entreprises.
Faisant preuve d’une grande polyvalence, il peut être utilisé, quelle que soit la nature de vos activités (industrielle, artisanale, commerciale, libérale, etc.). Cependant, il convient de préciser que certains logiciels de facturation sont spécialement dédiés à certains types d’organisation. Il est important de bien vérifier leurs fonctionnalités avant tout achat, location ou installation.
Les fonctionnalités d’un logiciel de facturation
Nombreuses sont les fonctionnalités qui peuvent être intégrées dans un logiciel de facturation, mais la plus basique reste l’établissement des factures. Cette opération doit être réalisée conformément aux règles et aux conditions définies par les textes législatifs. L’article L441-9 du Code de commerce précise notamment qu’une facture doit, au minimum, mentionner :
- l’identité (nom et prénom) et la domiciliation des parties,
- la date de vente ou de la prestation de service,
- la quantité, la dénomination exacte et le prix unitaire hors taxe des produits ou des services vendus,
- la date d’échéance du règlement et les pénalités en cas de retard,
- le numéro du bon de commande et l’adresse de facturation (si elle est différente de l’adresse du client).
En dehors de cette fonctionnalité basique, le logiciel de facturation peut également permettre aux utilisateurs de transmettre les factures établies aux clients concernés. De même, il peut offrir des services complémentaires tels que l’édition et la gestion des devis. Il est à même de proposer le suivi des factures, plus précisément la gestion des impayés et l’assurance des relances. Il peut également proposer l’intégration automatique des factures dans le système comptable et le suivi de l’évolution des affaires. Le logiciel de facturation peut notamment aider dans la génération de tableaux de bord simplifiés.
Les règles d’utilisation d’un tel outil informatique
Il faut savoir que le logiciel de facturation peut être développé par l’entreprise elle-même ou acheté auprès d’un éditeur de logiciels. Certains d’entre eux sont également loués. Quoi qu’il en soit, l’utilisation de ce genre d’outil n’est pas à prendre à la légère. En effet, un mauvais paramétrage risque d’avoir des conséquences désastreuses sur la crédibilité d’une entreprise. Des étapes sont à suivre afin de garantir l’efficacité prouvée de ce programme informatique.
D’abord, vous devez paramétrer correctement votre logiciel de facturation afin de limiter les risques d’erreurs sur vos factures. Ce paramétrage concerne notamment le remplissage des informations demandées, l’attribution des droits des différents profils utilisateurs et la planification des sauvegardes automatiques. Ensuite, vous êtes tenu de créer des comptes clients et d’enregistrer votre base d’articles. Cette dernière est relative à la nature de votre offre (produit ou service), à sa dénomination, à son prix de vente et à son taux de TVA. D’autres informations supplémentaires telles que le volume, le poids ou les caractéristiques peuvent aussi figurer dans cette base d’articles.
Après cette étape, il vous faut personnaliser les modèles de vos factures avec votre logo ou selon vos préférences. Vous avez la possibilité de créer plusieurs modèles afin d’adapter vos documents aux typologies de vos clients. Vous pouvez aussi rester sur le classique et le modèle de factures standard. Enfin, il ne vous reste plus qu’à planifier les sauvegardes automatiques et à vérifier les fichiers générés. N’oubliez pas de tester avant de mettre en marche l’outil.
L’utilité d’un logiciel de facturation pour une entreprise
Les entreprises ont tout à gagner dans l’utilisation d’un logiciel de facturation. D’abord, elles pourront gagner du temps, car l’ensemble du processus de facturation est automatisé grâce à la dématérialisation des documents. Ensuite, elles ont moins de chance de subir des sanctions, puisque l’intégralité des dispositions légales est respectée sans trop d’effort.
Par ailleurs, les entreprises ont l’occasion de centraliser l’ensemble de leurs fichiers client au sein d’un seul système de facturation. Cela va certainement améliorer leur gestion commerciale. Les utilisateurs de logiciel de facturation auront une vision plus claire sur leurs procédures de recouvrement en cours. En constatant mieux les retards de paiement, ils pourront mettre en œuvre des relances commerciales immédiates et pertinentes. En plus de cela, ils bénéficieront d’un système d’archivage des factures plus performant et plus profitable. Nous avons déjà mentionné la réduction des risques d’erreur liés aux taux de TVA applicables ou aux oublis.
Une chose est sûre, un logiciel de facturation est nettement plus avantageux qu’un tableur de texte classique tel que Word ou Excel. Si vous voulez vous lancer, veillez simplement à prendre en compte certains éléments. Comme il en existe plusieurs marques sur le marché, vous devez prioritairement vous référer aux avis des utilisateurs ayant déjà testé le logiciel. Il vous faut également vérifier préalablement les fonctionnalités de ce dernier et comparer les différents tarifs proposés. En général, plus un logiciel de facturation dispose de fonctionnalités, plus il vous coûtera cher. De même, assurez-vous qu’il soit conforme aux normes NF525 et NF203.
