Vous procédez au dépistage des symptômes du COVID-19 chez vos employés ? Si oui, vous devez faire attention à ce que vous faites avec ces informations personnelles. Voici des informations qui vous permettront d’éviter d’enfreindre la loi.

Nous sommes maintenant plus d’un an après l’impact initial de la pandémie et la course au vaccin COVID-19 est bien engagée. Cependant, au rythme actuel de déploiement, il ne faudra pas attendre 2022 pour que tous les Américains se voient offrir le vaccin.

En attendant, après 12 mois exceptionnellement difficiles qui ont vu de nombreuses petites entreprises fermer et faire des coupes, beaucoup d’entre nous tentent de retrouver un sentiment de normalité en permettant aux employés de retourner au travail. Et selon les Centres de contrôle et de prévention des maladies (CDC), le dépistage des symptômes du COVID-19 chez les employés est un moyen sûr de le faire.

En comparaison avec des mesures telles que la distanciation sociale ou le port d’un masque, le dépistage du COVID-19 chez les employés peut sembler une tâche lourde et consommatrice de ressources. Mais pour de nombreuses petites entreprises, ce n’est pas si difficile, tant qu’on l’aborde de la bonne manière.

Bien que cette méthode ne fonctionne pas pour les employés asymptomatiques, un simple questionnaire sur les symptômes du COVID-19 est un outil utile pour aider les petites entreprises à sécuriser leurs locaux au COVID. Et non seulement cela, mais cela peut également aider les entreprises à se protéger contre les litiges liés au COVID.

Cependant, étant donné que le dépistage des symptômes du coronavirus signifie que les petites entreprises doivent collecter des informations personnelles, vous devez faire preuve d’une attention particulière lors du traitement de ces données. Ne pas le faire pourrait vous exposer à des risques juridiques.

Les lois sur la vie privée des employés dont il faut être conscient 

Il existe un certain nombre de réglementations visant à protéger la vie privée et la confidentialité des employés, qui doivent être prises en compte dans le contexte du dépistage des symptômes du COVID chez les employés. Voici quelques réglementations spécifiques dont les petites entreprises doivent tenir compte.

Conseils aux petites entreprises lors du traitement des données de dépistage

Élaborer une politique de gouvernance des données 

Lorsqu’il s’agit de collecter des informations personnelles et médicales concernant les symptômes du COVID-19, l’État de l’Illinois donne un bon exemple de bonnes pratiques aux petites entreprises. Il est préférable de communiquer ouvertement avec votre petite équipe d’employés pour vous assurer qu’ils sont conscients de la nature exacte des informations qui seront collectées, de la raison pour laquelle elles le seront et de la durée de leur conservation.

Une fois que vous leur avez dit, rédigez ces informations de manière formelle dans une politique de gouvernance des données et partagez-la en interne afin que les employés puissent s’y référer si jamais ils en ont besoin. Si vous devez revoir la politique, veillez à en informer les autres membres de l’équipe.

Lorsque vous dépistez vos employés pour les symptômes du COVID-19, essayez de limiter au maximum le nombre de questions médicales que vous leur posez. Au-delà d’évaluer si vos employés souffrent des symptômes suivants, il n’est pas nécessaire de demander d’autres données :  ;

  • Une fièvre
  • Une nouvelle toux
  • Des difficultés respiratoires
  • Un mal de gorge
  • Des douleurs corporelles
  • Des vomissements ou une diarrhée
  • Une nouvelle perte de goût ou d’ odeur

Identifier un coordinateur COVID sur le lieu de travail

Faites en sorte qu’un ou deux employés soient responsables de la gestion et de l’exécution du processus de dépistage. Et veillez à ce qu’ils aient l’ancienneté et les capacités nécessaires pour le gérer efficacement. Ne commettez pas l’erreur de présumer qu’un employé peut faire passer cela à travers tout son travail existant, évaluez donc avec lui la capacité de ses ressources puis réaffectez une partie de son travail à d’autres employés si nécessaire.

Stocker les informations en toute sécurité

Une fois que vous avez établi quels employés seront chargés de collecter les données, ils doivent ensuite les stocker en toute sécurité. Évitez de stocker des informations médicales sensibles sur des lecteurs partagés ou des fichiers auxquels d’autres personnes ont également accès. Assurez-vous que ces fichiers sont protégés par un mot de passe et cryptés. Un coffre-fort de confidentialité des données est une bonne solution ici et pourrait être un bon investissement si vous n’en avez pas déjà un.

Disposer des données judicieusement et souvent

Les données de dépistage des symptômes du COVID ne seront pertinentes que pendant quelques semaines à la fois, c’est donc une bonne idée de disposer régulièrement de la paperasse ou de supprimer régulièrement les documents numériques. Si vous avez affaire à de la paperasse, veillez à la déchiqueter avant de la mettre dans la poubelle de recyclage.

Éducation sur le lieu de travail

Vu la quantité de désinformation entourant le COVID-19, il est compréhensible qu’il y ait aussi une stigmatisation sociale liée au fait de contracter le virus. Afin de réduire le risque de discrimination à l’encontre des membres de l’équipe, en plus de garder les informations médicales des employés privées, il est également important d’éduquer vos employés sur le COVID-19. Une partie du garde de votre bureau COVID-sécurisé implique également d’enseigner à votre équipe le virus, en expliquant les meilleures pratiques autour de l’hygiène, du port du masque et de la distanciation sociale.

En conclusion, compte tenu du risque de litige si les petites entreprises ne prennent pas au sérieux la question de la confidentialité des données, les violations de données lors du dépistage des symptômes du COVID-19 pourraient finir par être une erreur coûteuse.

Pour éviter cela, les petites entreprises doivent rester informées des réglementations qui s’appliquent à elles et mettre en œuvre les meilleures pratiques lors des dépistages et du traitement des données. Et, bien sûr, il est toujours sage de demander un avis juridique pertinent pour avoir le dernier mot sur le degré de conformité de votre entreprise aux exigences en matière de confidentialité des données.