Un client n’a pas réglé une dette, apprenez à rédiger correctement une lettre de rappel de paiement en suivant ces quelques conseils.
Un rappel de paiement est une lettre rappelant à un client qu’il est redevable d’une somme envers votre société. Cette dernière se doit d’être rédigé dans un ton neutre, modéré et usez de la politesse et de la courtoisie. L’agression n’a jamais résolu les problèmes. L’envoi d’une lettre de relance sert, en quelque sorte, de piqûre de rappel et permet dans la majorité des cas, de régler, rapidement, le problème de paiement.
L’en-tête
Avant de rédiger une lettre de rappel de paiement, il est indispensable de rappeler qu’en haut à gauche, vous devez écrire le nom et l’adresse complète de l’expéditeur. Légèrement décalé sur la gauche, le nom et l’adresse complète du destinataire doivent apparaître.
Sous cette donnée, vous devez faire apparaître le lieu et la date d’envoi du courrier. Mentionnez également, en objet, le type de lettre.
Le corps de la lettre
La lettre de rappel de paiement doit débuter par un bref rappel de type : À jour, et sauf erreur ou omission de notre part, la facture n°… en date du …. n’a toujours pas été payée. Continuez votre lettre en laissant planer le doute : nous pensons qu’il s’agit d’un oubli de votre part et nous vous prions de bien vouloir régler le montant dû auprès de notre société dans les plus brefs délais.
Si votre trésorerie vous le permet, accordez-lui un autre moyen de paiement. Par exemple : Si vous ne pouvez pas honorer votre dette, nous vous invitons à prendre contact avec le comptable de notre société afin que ce dernier vous octroie un nouveau délai.
Les formules de politesse et la signature
De plus, avant de saisir le contenu de votre lettre de rappel de paiement, il faut saisir la civilité de la personne concernée par le présent courrier. N’oubliez pas la formule de politesse de type : je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de nos plus respectueuses salutations.
Vous pouvez ensuite apposer le cachet de la société ainsi que la signature du directeur de l’entreprise ou du comptable ayant rédigé cette note.
