La stratégie d’une entreprise ne se limite pas à créer des campagnes marketing à l’endroit de ses clients pour évoluer. Son développement dépend aussi de ses collaborateurs. À cet effet, l’organisation d’un évènement doit aussi être intégrée à sa stratégie. Toutefois, l’atteinte de ses objectifs dépendra de la réussite de cet évènement, d’où la nécessité d’y mettre tous les moyens possibles. Envisagez-vous l’organisation d’un évènement dans votre entreprise ? Nous vous proposons ici quelques solutions pour vous aider dans la réussite de votre évènement.
Créez un quiz en ligne
La création d’un évènement dans une entreprise est une initiative idéale pour permettre un retour à l’humain. Elle est essentielle pour montrer à vos collaborateurs leur importance dans la réussite de la société et des relations avec les clients. La première chose à faire lorsque vous prévoyez de créer un évènement, c’est de montrer à vos clients, partenaires et collaborateurs que leur avis compte. Cela implique que vous leur soumettiez l’idée et recueilliez leurs appréciations et propositions par rapport au projet.
Il n’est pas forcément évident de se rapprocher de chaque personne pour recueillir son avis sur l’initiative. Cependant, il existe d’excellents outils pour y parvenir. Il suffit de créer un quiz en ligne pour animer un évènement, puis de le soumettre à chaque participant. Vous n’aurez qu’à partager ce lien vers votre enquête, sondage ou formulaire, avec chaque intervenant, qui se rendra ensuite sur la plateforme dédiée pour y donner son avis.
En effet, avec un quiz en ligne, vous pouvez annoncer l’évènement à votre cible, sans pour autant convoquer une réunion qui solliciterait des moyens financiers ou détournerait les collaborateurs de leurs tâches. En quelques minutes, ils pourront être informés sur la tenue de l’évènement et répondront aux questions de satisfaction que vous aurez intégrées sur la plateforme. Avec les logiciels de quiz en ligne, vos collaborateurs peuvent aussi analyser votre proposition et apporter leurs propres suggestions à travers des questions ouvertes.
Le quiz en ligne peut également être un excellent support d’animation lors du déroulement de votre évènement.
En effet, si vous désirez tester les connaissances de vos partenaires, vous aurez la possibilité de créer des quiz de type QCM ou chronométrés, pour une approche ludique et interactive. Chacun pourra se servir de son smartphone pour apporter ses réponses, et avec le bon outil de création de quiz, il sera très simple de partager les résultats et corrections. Un quiz sous forme de jeu lors d’un évènement est toujours un excellent moyen de créer une cohésion d’équipe.
Un autre avantage de cet outil est qu’il permet de réaliser des graphes pour analyser les résultats des participants. Vous pouvez pour l’occasion mettre en place une équipe, qui se chargera de l’extraction des données pour les confronter. Cette équipe prendra ainsi les décisions en fonction des propositions de chacun.
Prévoyez un budget prévisionnel
Une fois que vous avez défini vos objectifs et identifié votre groupe cible, il est temps de passer à la prévision du budget. Cette partie est très importante pour la réussite de votre évènement puisque c’est elle qui en détermine l’envergure. Il s’agit de définir le montant alloué à votre évènement et d’identifier les dépenses précises pour chaque élément.
Pour cela, vous devez commencer en utilisant un outil spécifique pour la prévision du budget d’un évènement. Il en existe un grand nombre en ligne, nombreux sont payants, mais une recherche affinée vous permettra d’en trouver un gratuit. Vous pouvez également vous contenter d’une feuille Excel dans laquelle vous insérerez les différents éléments. Ainsi, au niveau de chacun d’eux, vous mettrez le budget que vous comptez y allouer. Pour réaliser un tel tableau, vous aurez à créer différentes colonnes détaillant chaque aspect de l’organisation :
Les éléments nécessitant un budget
Dans cette colonne, il s’agira de mettre chaque élément important qui nécessite une dépense financière. Il ne s’agit toutefois pas de mentionner uniquement les aspects les plus coûteux de l’organisation, comme le local, la restauration ou l’audiovisuel. Nous vous conseillons d’intégrer chaque détail qui implique un coût, aussi insignifiant soit-il. N’oubliez pas que c’est l’addition des petites sommes qui fait apparaître les grosses sommes.
De plus, il n’est pas question de mettre les prévisions pour le DJ, le transport ou les hôtesses ensemble. Si vous procédez de la sorte, il vous sera plus difficile plus tard de séparer les frais. Vous vous retrouverez alors à jongler entre les dépenses. Notre conseil est de consacrer une ligne à chaque élément et la quantité qui vous sera nécessaire, afin qu’il soit le plus détaillé possible.
La description des items
Dans votre feuille de calcul, chaque partie consacrée à un élément doit être clairement détaillée pour permettre une compréhension rapide. La description peut être courte, mais elle doit mentionner tous les détails importants de l’item. L’objectif est que chaque participant à l’organisation puisse jouer convenablement sa partition sans l’intervention de celui qui a établi les prévisions.
Le coût approximatif
À ce niveau, si vous n’avez pas encore une idée précise de vos fournisseurs ou de vos prix, partez sur une estimation des coûts en insérant un ordre de grandeur. Notez que les prix sur le marché varient d’un fournisseur à l’autre ou même du jour au lendemain.
Le montant réel de l’évènement
À la fin de votre évènement ou juste après les paiements, cette colonne est à compléter avec le prix réel de chaque élément. Cette astuce vous permettra de savoir ce que vous a coûté l’évènement et vous aidera à mieux organiser le prochain.
Vous pouvez évidemment ajouter à votre tableau tout autre élément que vous jugerez utile à la réussite de votre évènement.
Trouvez le cadre idéal pour votre évènement
Après avoir établi un budget prévisionnel, il est temps pour vous de choisir l’endroit idéal. Ce détail est vraiment crucial pour le succès de votre évènement, d’où l’importance de le choisir avec attention. Pour faire le bon choix, vous devez tenir compte de facteurs tels que :
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le type d’évènement que vous comptez organiser,
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la cible que vous souhaitez atteindre,
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le nombre de participants prévu.
Si par exemple vous prévoyez d’organiser une campagne pour le lancement d’un produit, l’idéal est que l’évènement ait lieu en extérieur pour toucher plus de monde. Ainsi, il vous sera plus facile d’adapter la disposition selon le nombre de participants qui répondront présents. Cependant, vous déploierez plus de moyens pour la sécurité des personnes et des installations.
À l’inverse, pour un séminaire d’entreprise ou un team building, une organisation en intérieur sera idéale. Cela vous évitera de dépenser une forte somme pour la sécurité des participants. En revanche, il faudra prévoir les sièges, la décoration, le matériel et la disposition pour une bonne ergonomie.
Optez pour des prestataires de qualité
Pour l’organisation de votre évènement, il est évident que vous ne jouerez pas tous les rôles. Pour cela, il vous faudra nécessairement contacter des prestataires qui se chargeront de réaliser toutes les tâches liées à l’organisation, en fonction de leur domaine d’expertise. Ainsi, vous devez savoir que la réussite de votre évènement dépendra de la qualité de service de chacun d’eux.
Que ce soit pour le choix du décorateur, de l’animateur, de l’artiste ou du traiteur, vous devez être très rigoureux. Si l’un d’eux n’est pas à la hauteur de la tâche, sa prestation risque de donner une mauvaise image à votre évènement, qui n’aurait de ce fait pas le résultat escompté. Pour éviter cela, il faudra tenir compte de différents critères pour choisir vos prestataires. Vous pourrez par exemple privilégier avant tout leur expérience dans leur domaine.
Notez que pour bénéficier d’un service de qualité, le bouche-à-oreille est un excellent outil pour trouver le meilleur professionnel. On ne vous recommandera qu’un prestataire qui a déjà fait ses preuves auprès d’un client.
Par ailleurs, il est également conseillé d’engager des prestataires qui ont l’habitude de travailler ensemble. Cela permet de favoriser l’entente entre les équipes et surtout de garantir la qualité de la prestation de chacun. En effet, chaque intervenant pourra superviser le travail de son collègue afin que le résultat d’ensemble soit meilleur.
Faites appel à un maître de cérémonie
La réussite de votre évènement ne dépend pas que de la logistique ou de la beauté de votre cadre. Le déroulement de celui-ci ainsi que l’animation en sont un aspect très important, voire le plus important. Pour cela, il est essentiel qu’il soit assuré par un professionnel qui détient les secrets de l’animation d’un évènement.
Le recours à un maître de cérémonie professionnel constitue alors un gage de réussite pour votre évènement. Grâce à son expérience et son savoir-faire d’animateur, il saura égayer votre programme. Avec un tel professionnel, il est évident que les participants ne s’ennuieront pas. C’est également lui qui s’occupera de faire respecter le programme établi. Pour un évènement réussi, il n’y a pas de place à l’improvisation.
Procédez aux dernières vérifications de l’évènement
Après l’intervention des divers prestataires avant l’évènement, vous devez vous assurer que tout est prêt pour le jour J. Pour cela, une dernière vérification est conseillée 24 heures avant le début des festivités. Il s’agit alors de vérifier si l’information est parvenue à tous les participants et que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
Ce travail avait été fait en premier lieu grâce au quiz en ligne proposé à votre cible. Il doit idéalement être réitéré pour avoir une idée finale du taux de participation ou pour partager l’invitation définitive. Il faudra également vous rendre sur le site de l’évènement pour vérifier que tous les points abordés sont en place, et que le matériel répond convenablement. Il ne serait pas souhaitable que des pannes surviennent en plein déroulement de votre programme !
