Un bureau ou une table en désordre vous fait perdre du temps, ce qui vous coûte de la productivité et de l’argent. Voici 5 façons de désencombrer votre bureau et de le garder propre et organisé.
Vous aimeriez trouver un moyen de désencombrer votre bureau ? Avez-vous l’impression d’être enseveli sous un monticule de papier à la fin de la journée ?
Si vous regardez votre bureau avec consternation, il y a de fortes chances que le papier se trouve sur le dessus de votre bureau. Et dans la huche au-dessus de votre bureau ou à côté de l’imprimante ou peut-être sur le dessus du classeur. Que pouvez-vous faire pour mettre fin au désordre lorsque le papier, les notes autocollantes et autres objets semblent se cloner quand vous ne regardez pas ?
1) Commencez par un plan
Triez et classez les papiers sur votre bureau. Considérez ceux dont vous aurez besoin à portée de main, ceux que vous devez conserver uniquement pour leur valeur archivistique et ceux que vous pouvez lire et jeter. Donnez à chacune de ces catégories de papier une “classification”. Dressez une liste de vos catégories si nécessaire, afin de vous rappeler si les échantillons de propositions doivent être classés dans la catégorie “Échantillons” ou dans la catégorie “Propositions”. Conservez cette liste sur votre ordinateur – et résistez à la tentation de l’imprimer !
2) Commencez par le classeur, pas par le bureau
La justification est simple. Si vous n’avez pas un système ordonné pour classer les papiers et de la place dans votre classeur pour mettre ces dossiers – vous ne parviendrez jamais à nettoyer votre bureau. Débarrassez-vous des vieux dossiers et revoyez votre système global. Organisez votre système de classement de façon à ce que les dossiers dont vous avez besoin régulièrement soient à portée de main. Pensez à utiliser un code de couleurs pour regrouper les dossiers similaires et les rendre facilement identifiables. Déplacez les fichiers dont vous n’avez pas souvent besoin dans un endroit à l’écart.
3) Divisez et répartissez
N’essayez pas de nettoyer tout le bureau en une journée. Le secret pour organiser votre bureau et le garder organisé est de décomposer le processus en étapes et de s’attaquer à une étape à la fois. Par exemple, commencez par un seul tiroir de votre armoire de classement si vous n’avez pas le temps aujourd’hui de passer en revue tous les tiroirs. Prévoyez du temps demain pour passer en revue un autre tiroir et ainsi de suite. Si le désencombrement de votre bureau vous semble écrasant, commencez par un coin (Une boîte de réception débordante peut être un bon point de départ).
4) Imprimez moins de documents
Si vous avez l’habitude d’imprimer des choses pour les lire ou les classer, arrêtez-vous et réfléchissez avant d’imprimer. Si vous avez besoin d’une version imprimée de quelque chose pour le conserver, ce que vous êtes sur le point d’imprimer est-il susceptible d’être la version finale du document ? Un directeur commercial d’une entreprise souhaitait garder une trace de la correspondance des clients concernant leurs commandes, elle a donc imprimé chacun de leurs courriels et les a classés. S’il y avait plusieurs courriels dans les deux sens, elle les imprimait également. Comme chacun de ces courriels était également stocké sur son ordinateur et que les dossiers de vente étaient stockés dans une base de données en ligne, il n’était pas nécessaire d’imprimer l’un ou l’autre des courriels.
5) Classez régulièrement
Ne laissez pas les choses traîner pendant des jours. Prenez l’habitude de ranger les papiers dès que vous en avez fini avec eux. Utilisez les 15 dernières minutes de votre journée de travail pour ranger votre bureau et le préparer pour le lendemain matin. Réfléchissez aussi sérieusement avant de conserver un papier. En aurez-vous vraiment besoin à l’avenir ? S’il est facilement accessible sur votre ordinateur, vous feriez peut-être mieux de le jeter.
