Véritable gouffre financier, il importe de gérer convenablement les fournitures de bureau pour permettre à l’entreprise de limiter les dépenses. Pour cela, le respect des procédures et l’implication personnelle de tous les collaborateurs sont requis.

De quelles fournitures de bureau a besoin une entreprise ?

L’expression fourniture de bureau englobe plusieurs articles. Certains sont nécessaires et indispensables au fonctionnement de l’entreprise, d’autres non. Dans une logique de rationalisation des coûts afférents à leur achat, il est recommandé de recourir aux services d’un grossiste en fournitures de bureau pour obtenir des fournitures au meilleur prix et en quantité suffisante. Quant aux fournitures de bureau indispensables, elles peuvent être classées en deux grandes catégories. Les fournitures administratives : ce sont les papiers, les stylos et crayons, les enveloppes et classeurs, agendas, agrafeuses et autres. Ensuite le matériel de bureau qui regroupe le mobilier (chaises, tables, fauteuils, armoires, etc.). Les fournitures de bureau servent notamment à traiter le courrier, tenir les registres, faire des corrections, etc. Ce sont des éléments indispensables au bon fonctionnement d’une entreprise.

Quelques astuces pour économiser sur les dépenses

Les possibilités à cet effet sont nombreuses et variées. Outre l’achat groupé des fournitures, il vous revient en tant que structure et entreprise d’opter pour d’autres possibilités, lesquelles s’inscrivent dans votre démarche RSE.

Travailler en open-space

Avec ce type d’organisation, vous pourrez économiser fortement sur les charges liées à l’acquisition de fournitures de bureau. En open-space, tous les collaborateurs de l’entreprise travaillent au sein d’un espace de travail commun, les bureaux individuels n’étant réservés qu’aux cadres supérieurs. Quelques tables et chaises alignées les unes à la suite des autres et le tour est joué. Pour aller plus loin, certaines boîtes économisent également sur le matériel informatique tels que les ordinateurs de bureau, les imprimantes et autres. Plutôt que de donner à chaque employé un stock de fournitures vous pouvez mettre à disposition un stock commun à tous.

Bien gérer les fournitures de bureau

Avoir un responsable des fournitures

Sous le commandement du responsable des services généraux, il aura à charge la surveillance de tout ce qui est fourniture de bureau de l’entreprise. Des fiches de sortie de fournitures seront mises à sa disposition. Tout salarié désireux de récupérer telle ou telle affaire devra au préalable renseigner ladite fiche et y apposer sa signature. Cela permet de responsabiliser les employés et d’attirer leur attention sur leur consommation de papier, enveloppes et autres fournitures comme les stylos. Toutefois, ces mesures ne doivent nullement primer sur le bien-être des salariés et leur productivité. Pour cela, il faudra trouver le juste équilibre entre rationalisation des ressources et productivité.

Mieux gérer les fournitures pour améliorer la RSE

Dès lors que vous êtes parvenu à limiter les coûts associés à leurs acquisitions, vous devez gérer au mieux les fournitures à disposition. Pour cela, le responsable des services généraux de concert avec le chargé des fournitures devra tenir un journal d’inventaire. Cela permettra d’anticiper les pénuries. De plus, vous parviendrez efficacement à lutter contre le problème de fournitures vétustes. Le chargé des fournitures veillera à l’épuisement des anciens stocks de fournitures avant d’enclencher l’usage des nouveaux.