Les sociétés de gestion de flotte sont constamment à la recherche d’efficacité et de contrôle des coûts. La gestion de la flotte automobile est parfois assurée par un seul employé, mais peut également être assurée par une personne exerçant une fonction différente. Dans tous les cas, il est important de savoir qu’il existe aujourd’hui des solutions innovantes pour améliorer le suivi de flotte des entreprises.
Gestion du parc automobile : définition et enjeux
Une flotte ou parc de véhicules d’entreprise représente l’ensemble des moyens de transport dont celle-ci dispose et qu’elle met à la disposition de ses salariés dans le cadre de leurs activités professionnelles. Il comprend des véhicules d’entreprise, des véhicules de société, voitures de service ou utilitaire. Occasionnellement, il peut aussi s’agir de deux-roues, de scooters, de vélos, etc. La gestion d’une flotte de véhicules pose plusieurs problèmes pour une entreprise :
- l’optimisation de la gestion et le suivi de la flotte auto : selon la taille de la flotte, la gestion de votre parc automobile demande organisation et préparation. Il devient donc nécessaire de définir la stratégie en amont pour assurer son bon fonctionnement ;
- la réduction des coûts : le carburant, l’entretien et la maintenance, les péages ou encore les assurances sont autant de dépenses liées au véhicule à prendre en compte. Avoir une vue d’ensemble de ces coûts vous aide à les anticiper et à les réduire ;
- la mise en conformité avec la réglementation en vigueur : les entreprises doivent faire face à de nombreuses réglementations et décrets liés au parc automobile tant d’un point de vue fiscal (loi financière) que d’un point de vue environnemental (loi LOM, loi). Par conséquent, ils doivent surveiller régulièrement ces objets pour s’assurer qu’ils sont en bon état.
Conseils d’optimisation de flotte
Entretien des véhicules
L’entretien régulier de sa flotte représente un certain coût pour l’entreprise. Il s’agit du deuxième poste de dépenses le plus important, représentant généralement 15 à 20 % du budget. Effectuer des révisions régulières des véhicules profite à tous dans l’entreprise. Cependant, ces différents avantages n’auront que des conséquences durables. En entretenant une flotte de véhicules, vous prolongez la durée de vie des véhicules de votre flotte. En même temps, vous créerez plus de confiance chez les conducteurs de véhicules lorsqu’ils sont en déplacement.
Sensibilisation du conducteur
En circulant régulièrement sur la route, certaines habitudes peuvent être conservées. Cependant, ceux-ci ne respectent pas toujours le Code de la route. Le comportement du conducteur a une grande influence sur la gestion de flotte automobile. C’est pourquoi des formations régulières de prévention et de sensibilisation sont indispensables. L’objectif est de rendre les conducteurs responsables de leur conduite et capables de détecter les situations dangereuses lors de leurs déplacements. Pour l’entreprise, c’est une approche qui assure la sécurité de tous les employés et réduit les coûts de carburant.
Utilisation d’un logiciel de gestion de flotte
Un logiciel de gestion de flotte automobile vise à optimiser la structure et l’organisation au sein d’une entreprise. Il est très utile en l’absence de gestionnaires de flotte, car il peut toujours s’auto-informer et gérer les arrivées et les départs des véhicules, tout en assurant leur maintenance. Les avantages de cet outil sont nombreux :
- un suivi optimal de votre flotte : un logiciel de gestion de flotte vous permet de connaître le kilométrage journalier et la consommation de carburant de votre véhicule ;
- déterminer le coût d’entretien d’un véhicule : au fil des années, votre voiture perd de ses performances. La question est donc de savoir s’il faut le conserver ou le remplacer ;
- une meilleure optimisation de votre flotte : grâce à des comparaisons en temps réel, vous pouvez déterminer le type de véhicule le mieux adapté à votre activité (véhicule utilitaire, camion, véhicule d’entreprise) ;
- une meilleure gestion administrative de votre véhicule : cet outil est conçu pour vous informer des prochains contrôles à effectuer, de la date de votre renouvellement d’assurance, etc.
Comment maîtriser son budget carburant ?
Le budget carburant représente 15 à 20 % des dépenses quotidiennes d’une flotte. Par conséquent, le gestionnaire de parc doit être en mesure de le contrôler et de le prévoir. La consommation de carburant dépend du moteur et du modèle de véhicule. Il devient donc important de choisir des modèles éco pour votre flotte. N’oubliez pas qu’un modèle récent a une meilleure efficacité énergétique qu’un modèle plus ancien. Tous les chauffeurs de la flotte automobile doivent également adopter des pratiques de conduite respectueuses de l’environnement, afin de réduire la consommation de carburant au sein de la flotte elle-même et lors des déplacements professionnels. En effet, le comportement des employés peut avoir un impact sur le TCO. Il est de ce fait important de faire savoir à vos collaborateurs et partenaires comment se comporter avec les véhicules du convoi.
Comment réduire les coûts d’entretien ?
La troisième catégorie de coût de la flotte est l’entretien des véhicules professionnels. Le gestionnaire de flotte et ses collaborateurs doivent assurer l’entretien de la flotte, afin de réaliser des économies substantielles. En entretenant régulièrement les voitures de votre flotte, vous activez trois leviers :
- prolongez la durée de vie de votre véhicule ;
- optimiser la valeur résiduelle de chaque véhicule ;
- assurer la sécurité du conducteur pendant son trajet.
