28 mars 2024 18 h 23 min
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Hôtellerie : gérez vos clés avec sécurité

En hôtellerie, la gestion des clés est une tâche fastidieuse et chronophage. Pourtant, elle figure parmi les actions essentielles à mener avec soin pour garantir le bon déroulement des activités de l’établissement et la qualité des services. Comment optimiser la gestion des clés en toute sécurité ?

Clés de service : optez pour une armoire à clés sécurisée

Le recours à une armoire sécurisée est une solution efficace pour faciliter la gestion des clés de service dans un établissement hôtelier. Il s’agit d’un accessoire de rangement blindé, sophistiqué qui a pour but stocker et ordonner les clés en toute sécurité. De cette manière, avec une armoire de gestion de clés pour hôtel, le contrôle d’accès est optimisé. Celles réservées au personnel et au service de ménage seront rangées et protégées dans un seul et unique endroit. Cela permet d’éviter les risques de perte et de doubles inutiles. Robuste et résistant, ce système permet d’éviter les tentatives d’effraction et de surveiller les allées et venues dans l’établissement.

De nombreux types d’armoire à clés sont actuellement proposés sur le marché. Les modèles autonomes sont pilotés par une intelligence artificielle qui permet de contrôler la base de données sans connexion réseau ni serveur. Dotés du système plug and play, ils comportent un port USB pour l’importation et l’exportation des paramètres et des rapports. La sauvegarde des informations se fait de manière automatique sur une carte SD capable de stocker jusqu’à 240 000 évènements. De même, il vous suffira d’installer le logiciel qui va de pair avec l’armoire pour pouvoir contrôler et gérer les profils utilisateurs plus facilement.

Il existe également des armoires à clés qui peuvent être reliées au réseau et fonctionner sur une interface web. Ce système permet de stocker et de gérer entre 10 à 360 clés selon le rack intégré. Ces dernières sont disponibles en tout temps et sont traçables. Seules les personnes accréditées pourront y accéder par badge, code PIN ou lecture biométrique. Certaines marques équipent leur système de gestion de clés automatisé avec une batterie de secours en cas de coupure de courant. En cas de coupure prolongée, le dispositif s’éteint de manière sécurisée sans perte d’évènements.

En ce qui concerne la taille, les armoires à clés sécurisées se déclinent en diverses dimensions. Vous avez notamment le choix entre les modèles minis, standards et grands formats.

armoire à clés sécurisée

Une armoire à clés pour sécuriser les chambres

L’armoire à clés est aussi une solution efficace pour stocker et gérer les clés utilisées pour les chambres. Comme indiqué ci-dessus, ce dispositif offre un contrôle optimal des accès. Avec les modèles connectés, il est possible de profiter d’une méthode d’administration centralisée pour la surveillance de l’ensemble des mouvements : réservation des équipements, accès par planning, saisie de kilométrage/place de parking, défaut… En plus d’éviter les pertes, cette solution vous permet d’améliorer la qualité des services hôteliers et d’offrir aux clients une sécurité optimale.

La gestion digitale des armoires à clés

La gestion digitale des armoires à clés est relativement simple. Le paramétrage des autorisations, de mode d’organisation des clés et des plages horaires des collaborateurs se fait depuis l’administrateur. Selon le modèle, le suivi des clés se fait sur l’écran du dispositif ou bien sur le tableau de bord de l’ordinateur. Pour prendre une clé, les employés doivent s’identifier à l’aide d’un badge, d’un code ou encore de leur empreinte. Ils peuvent alors sélectionner la clé ou le trousseau de clés qu’il leur faut. Cette action sera automatiquement enregistrée dans l’armoire.

La remise des clés se fait de la même manière. L’utilisateur doit s’identifier pour pouvoir remettre les clés qu’il a utilisées à leur place. Dans tous les cas, l’administrateur choisira la méthode d’identification qu’il jugera efficace et rapide. Il est également possible de réserver les clés depuis un ordinateur pour éviter les va-et-vient inutiles.

Hôtellerie : l’importance de sécuriser et de gérer les clés

Enjeu capital en hôtellerie, la gestion des clés est souvent une source d’angoisse et de problèmes. Suivre et surveiller tous les mouvements qui se passent dans l’établissement est une tâche ardue et complexe. À défaut d’un système de gestion de clés efficace, bon nombre de professionnels effectuent le suivi général par papier. Toutefois, cela devient particulièrement difficile lorsqu’il faut gérer plus d’une centaine de clés au cours de la journée.

Les risques entrepris sont conséquents et non négligeables. La perte de clés, par exemple, occasionne de réelles pertes de temps pour le personnel. De plus, cela constitue des frais supplémentaires pour l’enseigne : remplacement des serrures, intervention d’un serrurier, etc. Par ailleurs, une clé égarée peut facilement tomber entre des mains malintentionnées et constituer une faille dans le système de sécurité de l’établissement. N’importe qui pourrait avoir accès au matériel, aux dossiers professionnels ainsi qu’aux chambres des clients. Un système de protection moindre nuirait considérablement à la réputation de l’hôtel et ferait fuir le public.

L’installation d’une armoire à clés sécurisée est un moyen judicieux pour éviter ces problèmes. Cet équipement sophistiqué permet de suivre en temps réel tout ce qui se passe au sein de l’établissement hôtelier. Le système enregistre automatiquement tous les faits et gestes de chaque collaborateur qui ouvre le tableau pour récupérer et rendre une clé. Dans le cas où une clé n’est pas remise à sa place, le système permet de déterminer qui l’a utilisée dernièrement. L’employeur peut également retirer l’accès aux collaborateurs qui démissionnent et donner l’autorisation à ceux qui viennent d’intégrer l’équipe.

hôtellerie gestion digitale des clés

À la vue des nombreux modèles d’armoire à clés vendus un peu partout actuellement, il peut être difficile de trouver celui qui convient le mieux à ses besoins et à son établissement hôtelier. L’idéal est de choisir ce système suivant le nombre de clés et leur utilisation quotidienne. Une fois cette étape effectuée, il est important d’accorder une attention particulière aux spécificités du matériel. La robustesse et la durabilité de l’armoire dépendent grandement de son matériau de fabrication. Le plus souvent, ce genre d’équipement est conçu avec de l’aluminium et de l’acier inoxydable, deux matériaux qui ont chacun leurs avantages.

L’aluminium, par exemple, séduit pour sa légèreté et sa résistance. En plus d’être facile à mettre en œuvre, il est invulnérable aux intempéries, ne rouille pas et ne brûle pas. Il a aussi l’avantage d’être facile à entretenir et durable. De plus, c’est un matériau recyclable à 100 %.

L’acier inoxydable, quant à lui, est un matériau solide qui est particulièrement adapté aux usages intensifs. Il n’a aucun mal à supporter les charges lourdes et est très résistant aux températures extrêmes. Les éléments réalisés avec ce type de matériau restent dans leur état d’origine même après des années d’utilisation. Ils sont particulièrement résistants à la rouille et aux rayures. L’acier inoxydable présente l’avantage d’être facile d’entretien et hygiénique. Un chiffon humide suffit pour enlever les taches sur le matériau.

Les avantages de la mise en place d’une armoire à clés sont nombreux et considérables. En plus de minimiser les risques de pertes, c’est une solution efficace pour sécuriser de manière optimale l’accès à l’établissement. Pour trouver un modèle fiable et 100 % sécurisé, il est préférable d’acheter le sien auprès d’une entreprise fiable et spécialisée. En cas de doute, des professionnels se feront un plaisir de vous renseigner sur les caractéristiques de chaque équipement et de vous accompagner dans vos choix.