La technologie était autrefois solidement ancrée dans le bureau : ordinateurs de bureau encombrants, serveurs remplissant les placards, télécopieurs, et ainsi de suite. Mais avec la montée en puissance des ordinateurs portables et l’apparition de nouvelles technologies comme les smartphones et les tablettes, les avocats transportent de plus en plus leur technologie – et les données de leurs clients – avec eux en dehors du bureau.
Alors, comment sécuriser votre technologie en déplacement ? Voici quelques suggestions :
Vous ne pouvez pas perdre ce que vous ne transportez pas
Parce que vous pouvez faire tenir tous vos dossiers clients sur une seule clé USB, cela ne signifie pas que vous devez le faire. L’une des façons les plus simples de vous protéger lorsque vous travaillez en dehors du bureau est de minimiser la quantité de technologie et de données que vous transportez. Quelques stratégies à envisager :
Désignez un ordinateur portable à utiliser en dehors du bureau. Lorsque vous emportez l’ordinateur portable pour un voyage ou une réunion, copiez les fichiers dont vous savez que vous aurez besoin – et seulement ces fichiers. Dans le pire des cas, vous ne perdrez que cette poignée de fichiers. Si vous disposez d’un accès Internet fiable en dehors du bureau, n’emportez pas de données avec vous. Laissez les données sur un ordinateur ou un serveur sécurisé au bureau et utilisez une connexion VPN pour y accéder uniquement en cas de besoin. Si vous êtes à l’aise avec l’informatique dématérialisée, vous pouvez obtenir le même type d’accès à distance sans avoir besoin du moindre matériel dans votre bureau. Apportez le bon outil pour le bon travail. Si tout ce que vous devez faire lorsque vous n’êtes pas au bureau est de consulter vos e-mails et de naviguer sur quelques pages Web, restez-en à votre smartphone. Si vous avez besoin de faire un peu plus – peut-être revoir quelques cas ou préparer un projet de document – envisagez d’utiliser une tablette. Vous ne perdrez pas votre ordinateur portable si vous le laissez au bureau.
Encryptez vos données
Il y a des moments où vous devez transporter vos données avec vous. Peut-être que vous vous rendez en dehors de la ville et que vous n’aurez pas d’accès Internet fiable, ou peut-être que vous rencontrez un client et que vous prévoyez de lui remettre une clé USB pleine de documents. Quelle que soit la raison, assurez-vous que les données que vous transportez en dehors du bureau sont cryptées. Des logiciels comme TrueCrypt ou Endpoint vous permettront de crypter des fichiers individuels, des clés USB ou même un disque dur entier. Les données qui sont cryptées en toute sécurité avec un mot de passe fort seront pratiquement impossibles à accéder en cas de perte ou de vol.
Les appareils mobiles ont également besoin de sécurité
Un smartphone perdu ou volé peut facilement permettre à un nouveau propriétaire d’accéder aux e-mails, à la messagerie vocale et à d’autres données sensibles de l’ancien propriétaire. Avec un peu de travail, un voleur motivé pourrait utiliser cet accès comme point d’appui pour accéder à encore plus de vos données et services. Deux étapes essentielles pour protéger vos appareils mobiles :
Requérir un mot de passe pour déverrouiller l’écran. Si votre appareil ne peut pas être verrouillé par un mot de passe, procurez-vous un nouvel appareil. Un mot de passe n’est pas une sécurité parfaite, mais il empêchera le fouineur occasionnel d’entrer et retardera un pirate dévoué. Assurez-vous que votre appareil peut être effacé à distance et sachez comment le faire à l’avance. Si votre appareil disparaît, vous voudrez pouvoir l’effacer à distance dès que possible afin de préserver la confidentialité des données qu’il contient.
Ne pas oublier la sécurité physique
Aussi sophistiqués et faciles à utiliser que soient devenus les logiciels de sécurité, l’une des étapes de sécurité les plus fondamentales ne nécessite aucun logiciel : le contrôle de l’accès physique à votre technologie.
Ne laissez pas votre technologie sans sécurité et sans surveillance. Laisser votre ordinateur portable à la table d’un café pendant que vous prenez un rafraîchissement, ou laisser une sacoche d’ordinateur portable à la vue de tous sur le siège arrière d’une voiture garée, sont des invitations aux voleurs. Achetez un sac moins voyant pour votre ordinateur portable. Il existe des détaillants qui vendent des sacs exclusivement pour les ordinateurs portables et autres équipements technologiques. Les logos sur ces sacs sont de grosses balises brillantes qui alertent les voleurs potentiels que le sac contient quelque chose qui vaut la peine d’être volé. Achetez plutôt une housse de protection de taille appropriée pour l’appareil et placez-la dans un sac moins voyant. Utilisez un verrou pour ordinateur. La plupart des équipements informatiques vendus aujourd’hui, des ordinateurs portables aux écrans LCD, comportent une petite fente appelée “fente K” ou “fente de sécurité” conçue pour être fixée à un verrou d’ordinateur. Les verrous eux-mêmes sont vendus par différents fournisseurs, dont Kensington et Belkin. Procurez-vous un verrou pour votre ordinateur portable et veillez à ce qu’il soit solidement ancré à quelque chose de solide et d’inamovible. Marquez votre technologie avec des étiquettes/autocollants ou des gravures. Les marqueurs rendent votre technologie moins attrayante pour les voleurs, et peuvent vous aider à récupérer une technologie – comme un ordinateur portable – si elle est simplement perdue plutôt que volée.
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