28 mars 2024 16 h 47 min
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Mypeopledoc : Votre coffre-fort numérique pour stocker vos documents RH en toute sécurité

Présentation de Mypeopledoc 

De nos jours, le monde de l’entreprise se trouve dans une optique de recherche constante de la compétitivité. Les entreprises, par tous les moyens, cherchent à améliorer leurs rendements et leurs productivités. Parmi tous ces moyens, il en est un qui est au milieu même des entreprises, l’humain. Celui-ci est le moteur qui fait avancer toute entreprise, de sorte qu’il est important de veiller à ses conditions de travail, ses outils et son épanouissement, car on sait désormais qu’un travailleur heureux travaille mieux. Les ressources humaines désignent indifféremment la science qui étudie l’humain en tant que travailleur et le département qui le gère au sein d’une entreprise. Ainsi, l’employé doit disposer d’outils de travail performants, tout comme le département RH doit disposer d’outils de gestion efficaces et appropriés.

Une plateforme sécurisée d’archivage de documents RH

MyPeopleDoc est suite d’outils en ligne, développée par la société française PeopleDoc , de dématérialisation et de numérisation de documents liés aux ressources humaines et de leur archivage en cloud. Le coffre-fort numérique MyPeopleDoc permet de distribuer plus facilement les documents RH tels que les bulletins de paie aux salariés. Chaque employé peut aussi recevoir et classer des documents autres (lettres, factures, relevés bancaires,…) dans son coffre-fort numérique, qui restera toujours accessible durablement même s’il change d’entreprise. 

mypeopledoc se présente sous la forme d’un logiciel à exploiter directement sur un cloud accessible par internet et qui contient également les données de l’utilisateur, cette technique d’utilisation s’appelle le Software as a Service. Ce logiciel en ligne remplace ainsi les traditionnels et encombrants placards remplis de dossiers d’employés.

Les avantages liés à l’utilisation de MyPeopleDoc pour l’employé

Pour l’employé, MyPeopleDoc est un moyen d’accéder rapidement à ses documents RH importants et ses autres fichiers administratifs en un seul endroit de façon sécurisée et de les ranger selon ses désirs, afin de pouvoir les consulter à tout moment depuis n’importe quel endroit couvert par internet. C’est aussi l’assurance de ne pas les perdre et de s’éviter de s’encombrer de kilos de papiers chez soi qui eux pourraient être égarés ou oubliés.

Les avantages liés à l’utilisation de MyPeopleDoc pour l’employeur

Pour l’employeur, MyPeopleDoc est un outil qui facilite la gestion de ses opérations de ressources humaines, l’interaction avec ses employés et la communication avec son département des ressources humaines. Les apports du coffre-fort numérique mypeopledoc à l’entreprise qui l’adopte sont :

  • la confidentialité, garantie de la sécurité du coffre ;
  • la traçabilité des utilisateurs du coffre ;
  • la traçabilité des origines des documents reçus et envoyés ;
  • la rapidité et la sécurité des opérations assurées par la fiabilité de l’outil ;
  • l’automatisation de certaines opérations ;
  • la possibilité de combiner l’outil à d’autres solutions RH existantes ;
  • la réduction des coûts liés aux temps de traitement ;
  • la réduction des coûts liés à l’utilisation du papier ;
  • une meilleure gestion des ressources humaines.

L’histoire de l’entreprise PeopleDoc

L’idée directrice de base de PeopleDoc apparaît en 2007 à Paris sur le campus de la grande école de commerce HEC, lorsque ses 2 fondateurs créent un système intégré de gestion de fichiers numériques. Rapidement, la plateforme MyPeopleDoc est créé en 2008, ayant pour but d’aider des entreprises dans leurs opérations en ressources humaines à l’aide d’une gestion efficace de ces opérations ainsi qu’une meilleure communication avec leurs employés. En 2009, la société suit une demande croissante des entreprises pour un service de gestion en cloud et crée son propre service spécifique destiné à aider les départements RH à effectuer leurs diverses opérations, c’est en quelque sorte la création du concept actuel de mypeopledoc.  Depuis, la société ne cesse de grandir et, en 2018, est rachetée par la firme américaine Ultimate Software, un autre spécialiste plus expérimenté des solutions RH logicielles en ligne. Enfin en 2020, Ultimate Software fusionne avec Kronos. PeopleDoc, Kronos et Ultimate Software forment ainsi Ultimate Kronos Group (UKG), qui se veut un des leaders mondiaux des services RH en ligne et SaaS.

Les autres outils proposés par l’entreprise

D’autres outils et services d’aide à la gestion des ressources humaines sont proposés par PeopleDoc. Parmi eux, on trouve Employee File Management qui est système d’archivage de dossiers. On trouve aussi Case Management et Knowledge Portal qui sont des gestionnaires de requêtes et d’informations (par exemple une demande de congé, un rapport à transmettre,…). Il y a aussi HR Process Automation qui gère les processus d’accueil des nouveaux employés et de mutation ou promotion des existants et qui permet un suivi des carrières. En outre, il y a Advanced Analytics qui est un outil d’analyse de performances à travers des indicateurs, particulièrement utile dans des entreprises avec un nombre d’employés tel qu’il aurait été impossible de les surveiller tous.

Comment avoir accès au coffre-fort numérique MyPeopleDoc?

Sur la page https://www.people-doc.fr/, cliquez en haut à droite sur l’icône en forme de personne ou allez directement à la page d’identification du coffre numérique à l’adresse https://www.mypeopledoc.com/. Pour créer un compte, cliquez tout en bas sur « REQUEST AN INVITATION ». Entrez votre adresse email professionnelle et cliquez sur « request invitation ». Votre employeur devra alors vous envoyer une invitation en utilisant l’adresse mail que vous avez fourni, et vous recevrez en retour un lien vers  le mot de passe de votre compte à l’adresse fournie. Votre compte est désormais activé. Vous pouvez alors vous identifier en revenant sur la page d’authentification donnée en début de ce paragraphe. Saisissez dans les champs respectifs votre adresse email pro et votre mot de passe, puis cliquez sur « LOG IN ». Vous voilà à l’intérieur de la plateforme.

Comment consulter ses documents dans l’espace ? 

L’ergonomie de MyPeopleDoc est particulièrement soignée. Sur la gauche de votre écran, vous trouverez les rubriques « Documents », « Partages », « Paramètres » et « Aide ». Au milieu, vous aurez la liste de vos documents représentés par des grandes icônes et leurs noms. A droite vous observerez l’arborescence de votre espace de rangement que vous pourrez réorganiser. Cliquez sur le document de votre choix pour le faire afficher ainsi que des détails le concernant (nature, date, expéditeur,…) à sa droite. Vous pouvez aussi déposer un document en cliquant sur le bouton prévu à cet effet dans le coin supérieur droit, cliquez-le et uploadez depuis votre ordinateur votre document et rangez-le à l’emplacement  virtuel de votre choix.

L’utilisation de mypeopledoc se fait de manière très simple et naturelle. Cependant, pour toute assistance, vous pourrez toujours cliquer sur la rubrique « Aide ».

Comment installer l’application Mypeopledoc sur son téléphone ?

Mypeopledoc est aussi disponible en logiciel à installer sur ordinateur et en application smartphone.

Pour l’utiliser sur son smartphone. Il suffit de le retrouver depuis le magasin d’application correspondant, Google Playstore ou Appstore, et de l’installer. Si vous ne l’y trouvez pas, vous pourrez toujours demander de l’aide auprès du service d’assistance, ou simplement ajouter un lien vers la page d’authentification sous forme d’une icône sur l’écran d’accueil de votre smartphone. L’utilisation sera de toute façon strictement la même.