L’intégration d’un nouveau salarié constitue la dernière phase du processus de recrutement. À ce stade, les managers doivent veiller à ce que celui-ci parvienne à s’entendre avec l’équipe en place. Il est également important qu’il puisse s’adapter entièrement à la culture d’entreprise. De ce fait, les collaborateurs recherchent constamment des solutions pour intégrer un nouveau venu dans l’entreprise. Heureusement qu’il existe des outils et pratiques qui permettront de le mettre rapidement à l’aise. Nous vous proposons de les découvrir dans cet article.
Annoncez l’arrivée du futur collaborateur aux équipes
La première chose à faire pour intégrer un nouveau salarié est de prévenir votre personnel de son arrivée. Cela permettra d’éviter les gênes et frustrations durant les présentations. Il est donc impératif que tous les employés reçoivent l’information à temps. Vous pouvez choisir de leur en parler directement ou d’envoyer des e-mails. Pour étoffer le message, n’hésitez pas à leur fournir le nom et le poste du futur collaborateur. Nous vous conseillons de faire preuve de tact et de bon sens afin de leur dicter l’attitude à adopter pour le mettre à l’aise.
Utilisez un outil onboarding pour faciliter l’intégration des employés
Il y a de nombreuses procédures administratives qui attendent les ressources humaines lorsque l’entreprise accueille une nouvelle personne. De nos jours, ces formalités sont automatisées grâce aux logiciels dédiés.
Outil d’intégration des nouveaux salariés : les avantages
Le logiciel onboarding permet aux responsables d’équipe et aux recruteurs d’améliorer l’intégration des nouveaux employés. Il facilite également leur accompagnement tout au long du recrutement et des formations. Ce sera alors l’occasion pour vous d’organiser et de gérer vos exigences sur plusieurs plans : documentation, présentation aux collègues, formations…
En outre, vous gérez désormais les informations des nouveaux employés de manière numérique, comme c’est le cas avec Humatch par exemple : ainsi, la vérification des données devient plus facile. Aussi, les fonctionnalités embarquées dans ce logiciel permettent au nouveau venu de signer rapidement les documents. Par conséquent, les demandes de maintenance des fichiers et le stockage physique seront considérablement réduits.
Vous l’aurez compris, cet outil vous permet de préparer plus sereinement l’arrivée de la nouvelle recrue. D’ailleurs, vous pourrez mettre à sa disposition toutes les ressources nécessaires à travers le logiciel. Ce qui lui permettra de s’intégrer plus facilement et de devenir rapidement opérationnel. En somme, la procédure d’intégration des nouveaux venus est largement optimisée.
Les fonctionnalités du logiciel d’onboarding
Le logiciel d’intégration des nouveaux employés dispose de nombreuses fonctions qui seront utiles pour faciliter l’adhésion du collaborateur :
- la gestion des cours de formation,
- le remplissage du formulaire de vérification d’identité,
- la signature électronique,
- les formulaires électroniques,
- l’accès au portail des employés avec des fonctions en libre-service,
- le guide de l’employé, qui est indispensable dans le processus d’onboarding,
- la gestion des fichiers,
- les descriptions de poste,
- la gestion des programmes d’orientation des nouveaux salariés,
- l’attribution de tâches et le suivi de la progression,
- l’affectation des mentors.
L’outil vous permet également de créer une page d’accueil personnalisée pour mettre en valeur l’arrivée du nouvel employé et notifier les différentes équipes. Ce sera aussi l’occasion pour vous de créer une communauté autour de lui et d’intégrer des vidéos de présentation. Enfin, des tableaux de bord et des rapports personnalisés facilitent le suivi des tâches qui lui sont attribuées.
Préparez le poste de travail du nouveau salarié
Toujours dans une logique d’anticipation, nous vous conseillons de préparer en amont le bureau du nouveau salarié. Cela vous permettra de vous débarrasser plus tôt de cette tâche et de vous consacrer à autre chose. Si vous attendez le jour J pour le faire, alors il risque d’être mal à l’aise et d’avoir une mauvaise image de l’entreprise. L’idée est que l’espace de travail dispose de tous les indispensables : ordinateur fonctionnel, téléphone, badge d’entrée, fournitures de bureau…
Préparez un kit de bienvenue
Ce kit est très apprécié par les personnes qui viennent de rejoindre une entreprise. C’est une manière de montrer que vous accordez une grande attention à vos nouveaux employés. En termes de contenu, vous avez le choix entre plusieurs options. On distingue d’une part le kit classique composé des documents administratifs et du badge d’entreprise. Si vous avez choisi la dématérialisation avec l’outil onboarding, alors faites preuve d’originalité. Dans ce cas, vous pouvez préparer un kit qui comprend une carte des bonnes adresses à manger aux alentours, un guide des bons plans de stationnement et des goodies d’entreprise.
Assignez un mentor au collaborateur
En fonction des contextes, il peut être utile d’assigner un mentor au nouveau venu. C’est un excellent moyen de l’encourager à poser des questions et à s’ouvrir à son nouvel environnement. Alors, désignez une personne de votre équipe qui sera apte à répondre aux problématiques opérationnelles. Au-delà de cet aspect, il est important que celle-ci puisse fournir des informations claires sur les habitudes et l’environnement de l’entreprise.
Mettez-en placez des périodes d’immersion au niveau de chaque service
Le nouvel employé peut très vite se sentir perdu s’il y a de nombreux services dans l’entreprise et que ceux-ci sont gérés par des équipes différentes. Pour lui donner une vision globale de la structure, pensez à organiser des périodes d’immersion au sein de chaque service. Cela l’aidera à comprendre le rôle et les enjeux de chaque partie. L’objectif ici est de favoriser la cohésion globale d’entreprise ainsi que le travail d’équipe.
Envoyez un GIF de bienvenue et organisez un pot d’arrivée
La tendance est maintenant à la création de GIF pour souhaiter la bienvenue à un nouvel employé. Le GIF sera ensuite glissé en pièce jointe dans le mail qui confirme la prise de poste. Cela arrachera certainement un sourire au principal concerné avant même qu’il ne mette les pieds dans les locaux de l’entreprise.
Il est aussi essentiel d’organiser un pot d’arriver pour le mettre à l’aise dès le premier jour. L’aspect informel permet à tout le monde de se détendre. Ce sera aussi l’occasion pour lui de rencontrer tous ses collègues.
Créez un blog d’intégration des salariés
Pensez également à mettre en place un blog exclusivement dédié aux employés. Chacun pourra s’exprimer à sa guise, écrire sa biographie ainsi que décrire ses loisirs. Le contenu sera modulable selon les envies. Il peut ainsi aller des goûts culinaires aux parcours de formation en passant par les meilleures anecdotes.
L’arrivée d’un nouveau salarié est une chose qui se prépare. L’accueil doit être chaleureux pour permettre de créer des liens dès le premier jour. L’essentiel est qu’il se sente à l’aise le plus rapidement possible. Enfin, aidez-vous des logiciels onboarding pour optimiser le processus.
