Vous en avez assez de cette armoire à fournitures de bureau débordante et surchargée ? Vous savez, celle qui est haute, à 3 étagères et que vous avez littéralement peur d’ouvrir. Le tiroir est gonflé de stylos, d’étiquettes, de disquettes, de classeurs, de pense-bête, de blocs de papier, de trombones et plus encore. Il est tellement plein que vous ne savez même pas ce qu’il contient. Vous ne pouvez pas trouver ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin, ce qui vous fait bouillir. De plus, vous êtes constamment à court de fournitures parce qu’il n’y a pas de système pour vous faire savoir quand vous êtes à court.
Voici des conseils pour vous aider à organiser votre armoire à fournitures de bureau. Éliminez le stress en suivant ces 7 étapes.
Trop de cuisiniers gâchent la marmite
La première chose que je suggère est qu’une seule personne soit responsable des fournitures, qu’il s’agisse de les sortir ou de les remettre. Cette personne sera soit vous, soit quelqu’un à qui vous déléguerez cette responsabilité.
Diviser pour mieux régner
L’une des raisons pour lesquelles il est si difficile de trouver des choses est que tout est simplement empilé, un article sur un autre et un article devant un autre. Essayez de diviser les fournitures, en particulier les plus petites, dans des conteneurs d’organisation étiquetés.
Les conteneurs fermés en plastique, couverts, fonctionnent bien ici, en particulier ceux à travers lesquels vous pouvez voir. Ils s’empilent joliment les uns sur les autres, sans se renverser. Assurez-vous que chaque conteneur est étiqueté, pas sur le dessus, mais à l’avant pour que vous puissiez immédiatement identifier le contenu.
Vider le tout
Pour vraiment organiser cette armoire, il va falloir la vider complètement.
Planifier et étiqueter
Si vous avez un mélange homogène de fournitures, vous pouvez envisager d’étiqueter chaque étagère par une catégorie différente.
- étagère A : Fournitures informatiques (disques, supports de disques) ;
- étagère B : Fournitures de bureau (trombones, stylos, étiquettes) ;
- étagère C : Grandes feuilles de papier, classeurs à 3 anneaux et articles plus grands.
Faire un inventaire
Alors que vous remettez les fournitures dans l’armoire, faites une liste courante de tout ce qui se trouve à l’intérieur (faites-le sur votre ordinateur, par ordre alphabétique). Indiquez également combien de chaque article vous avez actuellement pendant que vous y êtes.
- étagère A : Disques (3.5 HD) – 10, Enveloppes pour disques – 50, Cartouches toner – 4 ;
- étagère B : Stylos – 20 boîtes, boîtes punaises – 15, boîtes rouleau adhésif – 18 rouleaux ;
- étagère C : Classeurs (2,5 cm) – 12, classeurs (5 cm) – 14, classeurs (10 cm) – 9.
Quand vous aurez fini de faire votre liste, vous devriez avoir une assez bonne idée de ce qu’il y a dedans et où.
Distribuer des fournitures
Lorsque quelqu’un a besoin de fournitures, il devrait vous les demander. Vous pouvez lui donner ce dont il a besoin, tout en ajustant combien il en reste sur la liste. Indiquez-le sur votre liste. (En passant, si vous utilisez l’ordinateur pour cette liste, il sera plus facile de la mettre à jour.)
Inventorier
Dès que vous remarquez qu’une fourniture de bureau particulière est en fin de stock, vous pouvez simplement la commander à nouveau, sans avoir à faire un inventaire physique de l’armoire.
