Quand devriez-vous envisager d’externaliser votre entreprise?

La gestion d’une entreprise peut être accablante pour de nombreux propriétaires d’entreprise, car elle exige un dévouement et un temps extrêmes. Ce défi est particulièrement vrai lorsque les propriétaires d’entreprise ont de nombreuses tâches à accomplir, mais que leur expertise se trouve ailleurs. Dans ce cas, l’externalisation peut être un atout considérable pour l’entreprise.

L’externalisation est la pratique commerciale consistant à contracter ou à obtenir des biens et des services auprès d’une source extérieure ou d’un fournisseur étranger. L’externalisation permet aux entreprises de déléguer certaines fonctions professionnelles au lieu de confier ces tâches à un service interne ou à des employés.

Pourquoi vous devez externaliser

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles vous devriez commencer à externaliser, et voici quelques signes qui vous aideront à envisager d’obtenir ce type de service:

1. Vous êtes surmené.Etre occupé est un signe que votre entreprise est en plein essor, mais parfois cela peut devenir accablant, vous empêchant de respecter les délais ou de tenir vos promesses et vos résultats. Lorsqu’il y a trop de travail à faire, cela pourrait devenir trop chronophage et vous empêcher de vous concentrer sur d’autres fonctions, comme répondre aux demandes des clients, ce qui pourrait affecter négativement votre entreprise.
2. Vous devenez trop stressé. Lorsque vous êtes surmené, vous êtes également stressé et vous pensez toujours au travail. Peut-être passez-vous trop de temps à effectuer des tâches parce que vous ne savez pas comment les faire exactement. Ou bien vous ne voyez pas comment les tâches subalternes s’intègrent dans vos activités quotidiennes. En externalisant les tâches, vous atténuez le stress en laissant quelqu’un d’autre prendre le relais, surtout pour les tâches ou fonctions mineures.
3. Vous oubliez certaines choses à faire. Lorsque vous avez beaucoup à faire, vous avez tendance à oublier d’autres choses. Lorsqu’il s’agit de gérer une entreprise, même les tâches les plus simples comme répondre aux appels téléphoniques ou aux courriels ou mettre à jour le site Web et les pages des médias sociaux peuvent vous échapper. Aussi simples soient-elles, ces tâches sont cruciales et font partie du service à la clientèle. L’externalisation de ces activités peut améliorer les relations avec les clients et, en même temps, vous aider à ne pas oublier des tâches similaires.
4. L’entreprise est devenue stagnante dans un ou plusieurs domaines. Si vous avez remarqué que votre entreprise semble cesser de croître ou ne pas s’améliorer, envisagez de vous faire aider par l’externalisation. Si votre entreprise vend des biens et des services, votre partenaire d’externalisation peut stimuler les ventes en doublant le marketing et la génération de prospects.
5. Vous avez besoin d’aide pour vous développer. Supposons que l’entreprise se porte bien et que vous prévoyez d’étendre vos services à d’autres domaines. Dans ce cas, vous pourriez avoir besoin d’aide pour rationaliser les domaines suivants : communication, service client, commande, livraison et services d’information.
6. Vous cherchez à resserrer le budget. Si le budget se resserre et que le maintien d’un personnel interne provoque une entaille dans votre capital, l’externalisation de fonctions telles que la comptabilité, les ressources humaines, l’informatique et les services marketing pourrait être une option plus abordable.
7. Vous n’avez pas d’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Si le travail devient trop important et que vous passez à côté de votre épanouissement personnel, l’externalisation permet d’avoir plus de temps pour soi et avec la famille et les amis.

Avantages et inconvénients de l’externalisation

Avant d’embaucher une société d’externalisation, vous devez connaître et comprendre certains avantages et inconvénients de l’externalisation. Voici quelques avantages et inconvénients de l’externalisation :

Avantages:

1. Meilleur coût .L’un des avantages les plus importants de l’externalisation est sa rentabilité. Lors de l’externalisation, l’entreprise que vous engagez dispose de tous les équipements dont elle a besoin pour travailler, alors qu’avec un personnel interne, vous devez acheter tous les équipements.
2. Accès à un vivier de talents de qualité. Lorsqu’il s’agit d’engager du personnel, vous n’avez pas à travailler sur l’ensemble du processus d’embauche pour rechercher des talents de qualité. L’agence d’externalisation sera celle qui vous fournira le personnel qui correspond à vos compétences requises.
3. Focus sur les fonctions et les tâches critiques.De nombreuses agences et entreprises d’externalisation proposent des services de back-office, tels que la comptabilité, le service client, les ressources humaines et autres, ce qui vous donne plus de temps pour vous concentrer sur l’élargissement des opérations ou la création de services et de produits supplémentaires.

Inconvénients:

1. Difficulté à maintenir la responsabilité. Lorsque vous externalisez le travail et les tâches, vous ne pouvez pas surveiller le travail de l’équipe ou de l’agence externalisée, car les pratiques de gestion traditionnelles peuvent être plus difficiles à mettre en œuvre.
2. Manque de sentiment d’appartenance.Une équipe externalisée peut se sentir déconnectée de l’entreprise ou des autres membres de l’équipe. Ils peuvent également avoir du mal à accepter que des informations importantes ne soient pas partagées avec eux.
3. Manque de communication.La communication peut devenir difficile lorsqu’on travaille avec des équipes externalisées, en particulier lorsque les équipes offshore travaillent selon des horaires différents de ceux de l’équipe interne. Comme il n’y a pas de contact en face à face et que la plupart des communications sont virtuelles, les questions ou les préoccupations rapides peuvent être traitées différemment ou subir quelques retards.
4. Menace à la sécurité et à la confidentialité.Lorsqu’on engage une agence tierce, il y a un risque que les informations confidentielles soient compromises car elles auront accès aux données des clients et à d’autres informations importantes. Demandez à la société d’externalisation si elle offre une protection à ses clients ou si elle a mis en place des politiques de propriété intellectuelle.

L’externalisation peut résoudre de nombreux problèmes d’entreprise (trouvés via le diagramme d’ Ishikawa notamment), comme exploiter l’expertise d’autres personnes dans des fonctions ou des aspects spécifiques. Si le service client ou le marketing en ligne ne sont pas votre fort, il existe un vivier d’experts qui peuvent faire le travail pour vous. Ou encore, si vous cherchez à réduire les coûts de certains aspects de votre entreprise en vue d’une expansion future, l’externalisation peut vous convenir. Mais n’oubliez pas que l’externalisation a aussi ses inconvénients. Il vous incombe de déterminer dans quelle mesure vous souhaitez externaliser et ce qui compte le plus pour vous et votre entreprise.