Bien diriger une entreprise, c’est avant tout assurer la bonne gestion de ses ressources humaines. En effet, quelle que soit l’activité menée, l’homme se retrouve au centre du fonctionnement d’une structure. Il est donc crucial d’adopter des solutions innovantes et efficaces en vue de faciliter les fonctions RH au sein d’une société. L’un des meilleurs moyens d’y parvenir de nos jours est d’avoir recours à l’utilisation des logiciels conçus spécialement pour être mis à la disposition des services de ressources humaines. Très pratiques, ces programmes disposent de nombreuses fonctionnalités qui vous simplifient la vie et vous permettent d’accomplir plus aisément un certain nombre de tâches. Ce sont des outils aux multiples avantages dont l’utilisation ne peut que vous être bénéfique. On vous dit tout sur les logiciels de gestion RH et leurs fonctionnalités.
Logiciel RH : la solution pour automatiser la gestion du personnel
L’automatisation de certaines tâches au sein d’une entreprise a été rendue possible grâce à la technologie, en l’occurrence l’utilisation d’outils numériques. Dans des services comme la comptabilité, le marketing ou la production, des programmes spécifiques sont utilisés pour faciliter la réalisation de nombreuses tâches : aujourd’hui, la gestion du personnel peut être automatisée grâce à l’utilisation de différents types de programmes conçus spécialement à cet effet. Ces outils disposent d’une panoplie de fonctionnalités très intéressantes.
Une gestion de la paie automatisée
L’une des premières fonctionnalités d’un logiciel de gestion RH est la création d’une fiche individuelle numérique pour chaque employé. Ainsi, les informations importantes relatives à chaque travailleur sont centralisées et faciles d’accès. Les compétences, l’expérience, la formation, l’évaluation des rendements, le poste occupé, voilà autant d’informations que peut comporter la fiche d’un collaborateur créé à partir d’un outil numérique RH. L’ensemble de ces données permettent non seulement de retrouver plus aisément un profil, mais aussi de faciliter l’automatisation de certaines tâches, principalement la gestion de la paie.
En effet, pour une gestion automatisée de la paie, le programme utilise les données personnelles de chaque collaborateur. En dehors des informations énumérées précédemment, des données comme le nombre d’heures de travail, les cotisations sociales, les congés, etc. peuvent être aussi ajoutées au programme pour faciliter l’automatisation de la gestion et l’établissement d’une fiche de paie. Les données inscrites peuvent être actualisées tous les mois afin d’éviter d’éventuelles erreurs dans le processus. Si l’automatisation facilite beaucoup la tâche aux professionnels, il faut également noter qu’elle vous fait gagner un précieux temps.
L’automatisation du processus de recrutement
Le recrutement de personnel est tout un processus qui requiert une série de tâches et surtout du temps. En raison de certains facteurs comme la mobilité ou la mondialisation, recruter devient de plus en plus une tâche contraignante, surtout qu’une attention particulière doit être accordée à la qualité des profils recherchés. Grâce à un logiciel de gestion RH, une analyse du profil le plus adapté à votre entreprise, au regard de ses besoins, peut être effectuée. De même, le programme peut servir à l’évaluation des candidatures en vue de simplifier la tâche du personnel en charge des entretiens. En plus d’être assez pratique, le logiciel vous permet de recruter les meilleurs profils, et ce, tout en gagnant du temps.
Automatisation de la gestion des plannings et congés
Un programme RH ne sert pas qu’à gérer la paie ou les recrutements. C’est aussi un outil efficace pour programmer automatiquement les plannings des travailleurs. Les demandes d’absence et congés peuvent être automatisées pour le plus grand plaisir des professionnels du service RH.
Par ailleurs, un logiciel RH vous offre beaucoup d’autres fonctionnalités comme la gestion des signatures et documents électroniques, le suivi du temps de travail de chaque employé, l’évaluation des performances, la programmation des formations, etc.
Les avantages d’un logiciel RH
Outre le fait de profiter d’un programme aux fonctionnalités variées et qui permet une automatisation des tâches, utiliser un logiciel RH offre de nombreux autres avantages :
- Réduit les erreurs : en gestion, il existe ce qu’on appelle l’erreur humaine. Cela peut avoir des retombées plus ou moins importantes selon la gravité de l’erreur commise. L’expérience a démontré que l’utilisation des outils numériques permet de réduire les erreurs.
- Assure la protection des données du personnel : les entreprises ont l’obligation de veiller à la protection des données confidentielles de leurs travailleurs. Une fois installées sur un serveur, il est possible de faire en sorte que chaque employé n’ait accès qu’à ses informations. Cela permet de protéger les travailleurs. De même, la plupart des programmes RH qui existent de nos jours assurent une parfaite sécurité des données. Les risques d’être piraté sont ainsi limités.
- Facilite la mise à jour des informations : chaque jour, de nouvelles données sont ajoutées au profil des travailleurs. Les horaires de travail, les absences, les demandes de congés, etc. Toutes les informations peuvent être mises à jour rapidement et sans difficulté.
Par ailleurs, les fonctionnalités des logiciels de gestion permettent une excellente organisation de votre entreprise et facilitent le suivi des différents processus de gestion.
Qu’en est-il des critères de choix d’un logiciel RH ?
Comme beaucoup de professionnels, vous comprenez certainement à présent les enjeux de l’utilisation d’un logiciel de gestion des ressources humaines. Cependant, si vous optez pour ce type de programme, vous devez veiller au choix du bon logiciel. En effet, ces outils numériques sont développés par de nombreux éditeurs. Les fonctionnalités, la prise en main et l’ergonomie sont donc des éléments qui peuvent varier d’un logiciel à un autre.
Avant tout, on vous recommande de choisir un outil adapté à vos besoins. Par exemple, vous devez vous assurer que le programme peut être installé sur vos supports en entreprise. Aussi, il est essentiel que le programme puisse être associé à d’autres logiciels utilisés par vos services au quotidien. Comme nous venons de le mentionner, les fonctionnalités représentent un critère de choix incontournable. Des fonctions comme la gestion de la paie, des recrutements, le suivi des activités ne doivent en aucun cas manquer à l’appel.
Enfin, adressez-vous au bon prestataire pour être sûr d’avoir un programme bien conçu et dont l’utilisation ne vous causera pas de problème. L’outil doit être facile à utiliser avec une interface ergonomique.
