Le séminaire est un événement professionnel spécial avec ses propres principes d’organisation. Il vise à former et à informer les participants sur un sujet ou un thème spécifique. Malgré les spécificités d’un tel événement, en organiser un n’est pas si difficile ! Tout est une question de planification et de prévision. Si vous souhaitez que vos invités passent du bon temps lors de votre séminaire, suivez ces quelques étapes.
Fixez vos objectifs
Définir les objectifs du séminaire est une première étape cruciale. Vous devez pouvoir donner une réponse claire à la question : pourquoi est-il nécessaire d’organiser un séminaire ? Une fois cette question résolue, vous devez savoir ce que vous attendez de l’événement. Sur la base de ces éléments, vous développerez un plan d’action concret. Définir au préalable les objectifs de l’événement vous permettra de savoir exactement quel type de séminaire organiser, et donc de réussir dans l’organisation. Certains séminaires, par exemple, ont pour objectif principal la constitution d’équipes, d’autres ont pour objectif de former de nouvelles recrues ou célébrer une augmentation des revenus, etc. De l’objectif principal, plusieurs objectifs secondaires tels que la location de salle de séminaire à Lyon suivront, vous devez alors les hiérarchiser par ordre de priorité.
Définissez qui sont les participants
Plusieurs parties prenantes doivent être prises en compte lors de l’organisation de ce type d’événement. Tout d’abord, vous devrez déterminer la cible que vous visez. Cette étape sera cruciale dans la planification de votre événement. Votre cible principale est toutes les personnes directement concernées par le thème principal du séminaire. Néanmoins, lorsque nous parlons de participants dans ce cas particulier, ils ne se limitent pas à ceux qui assistent au séminaire, mais incluent également les orateurs. Une fois que vous avez identifié les informations à transmettre et les invités, il est conseillé de choisir ses intervenants. Il est souvent conseillé de ne choisir qu’un seul orateur pour assurer une bonne fluidité et une continuité logique dans la manière dont les idées sont présentées. Mais selon les besoins du séminaire, n’hésitez pas à impliquer davantage de personnes.
Faites des prévisions budgétaires
L’objet de votre événement étant défini, il est maintenant temps de savoir comment les ressources disponibles seront utilisées pour définir le format en fonction de vos souhaits. C’est là que les prévisions budgétaires entrent en jeu. Le budget repose sur les deux premières étapes ainsi que sur diverses contraintes financières. Une fois que les objectifs sont hiérarchisés, vous devez évaluer les moyens nécessaires pour les atteindre. Chacun nécessitera des ressources financières. Il faudra donc veiller à ce que toutes les dépenses prévues n’excèdent pas les revenus qui leur sont alloués. Il est également recommandé de prévoir une marge d’erreur pour les dépenses imprévues potentielles.
Choisissez la bonne date
Le moment est venu de fixer la date idéale pour votre séminaire. Les différentes options de date doivent être soigneusement évaluées pour s’assure que les invités soient disponibles. Vous devrez choisir une date à laquelle la majorité des participants sera disponible. Évitez les périodes pendant lesquelles votre public cible est susceptible d’être en vacances, ou les jours fériés et les jours de célébration nationale. Avant de fixer une date définitive, il est également important de demander aux participants s’ils sont disponibles.
Trouver un lieu approprié
Le lieu d’un événement doit être choisi en fonction de plusieurs critères. Le premier est la capacité. La capacité signifie le nombre de personnes que la pièce peut contenir, la laissant aérée et pas trop encombrée. Ensuite, le deuxième critère à considérer est l’emplacement. Si vous organisez un séminaire pour des personnes de votre bureau, il n’est pas nécessaire de choisir une salle de séminaire éloignée de Lyon, même si vous voulez être original, en particulier lorsque les invités paient leur propre transport. L’accès au séminaire devrait également être facile, sans avoir à chercher des heures, à errer d’un étage à l’autre ou d’un bâtiment à un autre. Une fois que vous avez trouvé un endroit qui vous semble approprié, vous devez le visiter. Quelques photos ou brochures ne vous montreront pas le véritable état des lieux.
