Depuis sa mise en place en 1965, la loi fondatrice de la copropriété a vu son contenu modifié au cours des décennies. Ces modifications ont permis à la loi de s’adapter aux changements et aux évolutions du temps. Ainsi, en mars 2014, la loi Alur a favorisé la modification de certaines dispositions et l’ajout de nouvelles obligations pour les syndics de copropriété. En novembre 2018, la loi Élan a permis aux obligations des syndics de copropriété de faire leur entrée dans l’ère de la dématérialisation et du numérique. Quels sont les devoirs et les obligations des syndics de copropriété ?
L’obligation d’immatriculation du syndic de copropriété
La fonction principale du syndic est de gérer les finances et d’administrer la copropriété. En général, le syndic de copropriété est un professionnel. Mais, il peut aussi s’agir d’un non-professionnel choisi parmi les copropriétaires ou d’une coopérative. La durée d’un mandat du syndic d’une copropriété est d’un an au minimum et de trois ans au maximum. Le mandat est renouvelable et peut être interrompu avant sa fin pour différentes raisons.
Le syndic professionnel peut exercer en son nom propre ou au nom d’une société. Il doit cependant remplir certaines conditions afin d’exercer sa mission. Le syndic doit justifier d’une couverture financière importante pour garantir à la copropriété le remboursement des fonds en cas de faillite. Il doit également disposer d’une assurance responsabilité civile professionnelle et justifier d’une carte professionnelle avec la mention syndic de copropriété. La carte professionnelle est délivrée par la CCI.
Comme mentionné dans la loi, chaque copropriété a l’obligation de se faire immatriculer. Chaque syndic est donc obligé d’immatriculer sa copropriété afin de l’enregistrer dans le Registre national. Ce dernier permet au syndic des copropriétés de faire chaque année une fiche synthétique. Dans un cadre beaucoup plus global, cela permet de connaître l’état de toutes les copropriétés en France. Les données sur les copropriétés doivent être mises à jour tous les ans et l’absence d’immatriculation entraîne des sanctions plus sérieuses.
Dans certains cas particuliers, c’est le notaire qui procède à l’immatriculation de la copropriété lors de sa création. Dans le cas où la copropriété n’a pas de syndic, c’est l’administrateur ad hoc qui enregistre la copropriété. Si la copropriété dispose d’un syndic en difficulté, en cas d’impayés des charges, par exemple, c’est le mandataire ad hoc qui procède à l’enregistrement.
Quelles obligations vis-à-vis des habitants de l’immeuble ?
En termes de gestion de copropriété, le syndic bénévole dispose des mêmes obligations que le syndic professionnel vis-à-vis de tous les habitants de l’immeuble. En effet, la fonction et les obligations d’un syndic de copropriété sont consignées dans l’article 18 de la loi de juillet 1965. Dans un sens général, le syndic exécute les décisions de l’Assemblée générale et le règlement de la copropriété. Il administre la copropriété et assure son entretien, ainsi que sa garde.
Avec la loi Élan, chaque syndic de copropriété professionnel est tenu de fournir certains documents aux copropriétaires de façon dématérialisée. Cette obligation permet d’ouvrir le secteur aux nouvelles technologies de l’information, puisque les documents doivent être accessibles via un extranet. Ainsi, le syndic professionnel doit mettre à disposition des habitants de l’immeuble le règlement de la copropriété et la version mise à jour de la fiche synthétique. Il doit aussi fournir aux copropriétaires les contrats d’assurance, le carnet d’entretien, ainsi que les contrats de maintenance et d’entretien de l’immeuble. Le contrat du syndic, les devis des travaux réalisés et tous les autres contrats ou marchés signés au nom des copropriétaires doivent également être ouverts à tous.
En ce qui concerne la gestion financière et comptable de la copropriété, le syndic professionnel a l’obligation de consulter les copropriétaires afin d’établir le budget prévisionnel. Le syndic a aussi l’obligation de faire le point de la situation financière de chaque copropriétaire vis-à-vis du syndicat. Pour cela, il doit tenir deux documents : un livre de journal et un grand livre des comptes.
En ce qui concerne les coûts facturés par les syndics de copropriété professionnels, une mesure a fixé la liste des prestations comprises dans le contrat de la gestion courante. Les syndics peuvent donc facturer les autres prestations exceptionnelles en supplément.
Obligations en cas de vente d’un bien dans la copropriété
Lorsque vous souhaitez vendre votre bien dans une copropriété, les démarches sont les mêmes que celles à suivre au cours de la vente d’un quelconque bien immobilier. Vous devez fournir à votre agence immobilière un certain nombre de documents. Par exemple, vous devez transférer à l’acheteur les diagnostics immobiliers et votre titre de propriété. Complémentairement, certains documents de l’immeuble doivent être transférés aux deux parties pour être annexés au compromis de vente et à l’acte authentique. Votre syndic de copropriété a ainsi l’obligation de vous fournir ces différents documents. Entre autres, vous aurez besoin :
- du carnet d’entretien de l’immeuble,
- du règlement de copropriété,
- de la fiche synthétique à jour,
- des trois derniers procès-verbaux.
Ces documents contiennent des informations cruciales qui permettront à l’acheteur de prendre connaissance de l’état de l’immeuble. Le syndic de votre copropriété peut aussi rédiger le pré-état daté. Le pré-état daté est un document qui regroupe les informations financières de l’immeuble. Ce document permet d’informer l’acheteur sur les montants des charges du budget prévisionnel et celles hors budget prévisionnel. Le pré-état daté fournit aussi des informations sur les montants dus aux fournisseurs.
Toutefois, la rédaction du pré-état daté par le syndic n’est pas une obligation. Celle de l’état daté, par contre, est une obligation pour le syndic de copropriété. L’état daté contient aussi des informations sur l’état financier de l’immeuble et il est généralement demandé par le notaire ou le vendeur.
Les documents fournis par le syndic lors de la vente d’un bien dans la copropriété sont facturés comme établi dans le contrat de copropriété. Souvent, il s’agit de coûts considérables, mais le vendeur peut essayer de négocier. Néanmoins, certains cas font exceptions à ces obligations. Par exemple, si l’acheteur dispose déjà d’un bien dans la copropriété, certains documents ne sont plus nécessaires. Seuls les documents sur l’état financier sont importants. En cas de non-respect de ces obligations, l’acheteur peut se rétracter conformément aux dispositions légales.
Une copropriété doit-elle souscrire certaines assurances ?
En dehors de l’assurance responsabilité civile souscrite par le syndic, tout immeuble en copropriété doit être couvert par deux types d’assurance. Il y a l’assurance de la copropriété qui couvre les sinistres des parties communes et l’assurance habitation souscrite par chaque copropriétaire pour les dommages personnels. Ces deux types d’assurance sont obligatoires comme le stipule le règlement de copropriété. Toutefois, en cas de sinistre affectant un immeuble en copropriété, des normes spécifiques sont appliquées. Ces règles sont anticipées dans la convention IRSI.
L’assurance des parties communes d’une copropriété permet d’indemniser les victimes des dommages causés dans ces endroits du bâtiment. Cette assurance couvre le plus souvent les sinistres causés par des éléments du bâtiment comme une marche d’escalier ou la chute d’une tuile par exemple. Ce type d’assurance couvre aussi les dégâts provoqués par le gardien ou par toute personne affectée au service du bâtiment.
En ce qui concerne l’assurance personnelle de chaque logement de la copropriété, elle assure la couverture du copropriétaire en cas de sinistre. C’est le cas notamment si son logement est à l’origine des dégâts dans l’immeuble. Par conséquent, si les autres occupants de son logement, les voisins de l’immeuble et des parties communes subissent des dommages, les dégâts sont pris en charge. Toutefois, il est toujours prudent de bien vérifier son contrat d’assurance pour confirmer si tous les risques sont couverts.
Dans une copropriété, les locataires sont aussi concernés par la souscription d’assurance. Ces derniers doivent souscrire une assurance avec des garanties telles que les garanties dégâts des eaux, explosion et incendie. Grâce à la loi ALUR, le copropriétaire peut souscrire une assurance pour le compte de son locataire dans le cas où ce dernier refuserait de le faire. Le montant de la souscription sera ajouté au loyer.
