Alors que de plus en plus de réunions d’affaires quittent les salles de conférence pour se dérouler dans des cadres plus décontractés comme les déjeuners de travail, il y a quelques éléments importants à garder à l’esprit.
Pour vous aider à maximiser vos chances de réussite, nous avons élaboré le guide ultime des déjeuners de travail rempli de conseils et d’astuces utiles.
1. Envoyez des invitations en ligne et à l’avance
Veillez toujours à formaliser tout projet de déjeuner par une invitation en ligne, et envoyez-la bien à l’avance. Même si vous avez pu en discuter en personne ou par téléphone (connaissez-vous l’ annuaire inversé ?), le fait que l’invitation en ligne soit synchronisée à l’avance avec le calendrier de quelqu’un rend plus probable le fait qu’il soit au courant de l’événement et qu’il y participe.
2. Choisissez le lieu idéal
L’endroit où vous organisez votre déjeuner fait une énorme différence pour un déjeuner d’affaires. En général, il est toujours préférable de se rencontrer en dehors du bureau, car il est plus facile d’être franc et vous risquez moins d’être interrompu. Si aller au restaurant est un défi, alors envisagez de bloquer une partie du bureau.
3. Choisissez des options alimentaires faciles à manger
Si vous vous trouvez être en charge de choisir un lieu, assurez-vous de regarder le menu avant de faire votre choix. Idéalement, le déjeuner doit être un repas léger, sinon tout le monde sera léthargique en retournant à son travail, et pas trop salissant pour éviter les débordements. Optez pour des menus qui ne proposent que des aliments à fourchettes, car ce sera le plus facile à gérer.
4. Réservez votre table à l’avance
Si possible, essayez de réserver votre table à l’avance. Faire une réservation vous assure une place assise garantie lors d’un rush à l’heure du déjeuner, et vous n’aurez pas à faire attendre votre invité. Cela permet également de rationaliser les choses et de respecter les délais, puisque tout le groupe doit arriver à l’heure pour faire la réservation.
5. Annoncez les choix de menu avant le déjeuner d’affaires
Une fois que vous avez fait votre sélection, vous devriez envoyer le menu aux participants à l’avance. Ainsi, chacun peut savoir ce qu’il mangera, et les restrictions/problèmes alimentaires peuvent être signalés à l’avance. Si vous prévoyez de commander avant au restaurant, ou de la nourriture de traiteur, laissez les participants faire leurs choix en premier.
6. Assurez-vous que tout le monde a le même nombre de plats
Partie d’un déjeuner d’affaires réussi est de s’assurer que tout le monde mange à des vitesses relativement similaires et que personne n’est négligé. Le fait de fixer à l’avance le nombre de plats permet d’éviter ces problèmes (connaissez-vous la méthode Ishikawa contre les pépins en entreprise ?) et de s’assurer que tout le monde bénéficiera d’un traitement similaire.
7. Choisissez un animateur pour mener les affaires
Avant le déjeuner, choisissez une personne qui sera l’animateur du déjeuner d’affaires. pendant le déroulement du repas. Ce que cela signifie, c’est qu’il est de sa responsabilité de soulever des questions, ou de faire passer la discussion du bavardage aux détails concrets. Faire cela permet de garder les choses sur la bonne voie, surtout lorsque vous essayez de jongler avec plusieurs objectifs.
8. Arrivez toujours tôt à un déjeuner d’affaires
Arriver tôt au lieu de votre déjeuner est bon pour deux raisons. Premièrement, cela vous permet d’examiner et de signaler les problèmes potentiels concernant les sièges ou les repas très tôt avant l’arrivée de votre groupe et deuxièmement, la ponctualité crée toujours une bonne impression.
9. Attendez que tout le monde arrive avant de vous asseoir
Idéalement, tout votre parti devrait être présent avant de s’asseoir pour que la réunion se déroule le mieux possible et que tout le monde commence son repas ensemble. Si cela n’est pas possible cependant, essayez de faire en sorte que l’organisateur s’assoie face à la porte afin qu’il puisse accueillir les retardataires à table.
10. Faites attention à l’étiquette de la salle à manger
Pour que votre déjeuner de travail soit aussi réussi que possible, respecter l’étiquette de la salle à manger est incroyablement important pour faire bonne impression. Parmi les points importants à retenir, citons :
- Commandez des articles faciles à rencontrer qui ne feront pas de dégâts
- Ne commencez pas à manger avant que la nourriture de tout le monde ne soit arrivée
- Mettez votre téléphone de côté pour la durée du déjeuner, ou au moins, mettez-le en mode silencieux
11. Ne buvez pas lors d’un déjeuner d’affaires !
Boire lors d’un déjeuner d’affaires en journée est généralement une mauvaise idée. Cela peut être considéré comme non professionnel par votre client, et puisque tout le monde devra retourner au travail après, cela peut ne pas refléter bien. Ne proposez pas d’acheter des boissons pendant la réunion, et abstenez-vous de boire lorsqu’un invité vous le propose et gardez la réunion productive.
12. Restez concentré et discutez des sujets prévus
Les déjeuners d’affaires ont tendance à être un équilibre délicat. Vous voulez rester sur la bonne voie et discuter de sujets importants, mais vous ne voulez pas non plus vous mettre quelqu’un à dos en allant droit au but. La meilleure façon d’atteindre cet équilibre. Vous pouvez discuter de l’ordre du jour par cours pour mieux vous concentrer. Vous pouvez également commencer le déjeuner avec quelques brise-glace ou une petite conversation générale pour créer un rapport avant de vous lancer dans les affaires.
13. Assurez-vous qu’il y a du temps pour les questions
Toujours laisser de la place après le repas pour les questions et les préoccupations que vos invités pourraient avoir. Il pourrait être difficile pour les gens de briser le flux de la conversation, donc avoir un point dédié pour les questions et les réponses peut être utile et garantit que vous ne faites pas toute la conversation.
14. Envisagez de prendre des notes
Il y a généralement beaucoup de choses à suivre pendant la réunion elle-même et prendre des notes peut aider à s’assurer que tout le monde est aligné sur les objectifs et les résultats. Notez les principaux points de l’ordre du jour, les points d’action et les idées qui sont discutées. Par la suite, assurez-vous d’envoyer les notes à votre invité et aux autres participants afin que tout le monde ait l’information.
15. Payez la facture si vous êtes l’organisateur
Si vous êtes l’organisateur, il est très important que vous payiez la facture. Cela montre que vous appréciez et respectez les participants puisque vous les avez invités, et cela crée une bonne impression. Si vous le pouvez, essayez de payer sans que l’autre partie s’en rende compte ou le sache, par politesse.
16. Toujours faire un suivi des réunions de midi
Pour que votre réunion soit 100% réussie, faites toujours un suivi après. Vous avez enfin réussi à attirer leur attention, et le suivi vous aide à tirer parti de cet élan. Vous pouvez faire un suivi par téléphone ou par e-mail un jour ou deux après pour voir les meilleurs résultats.
