Vous avez trouvé une nouvelle opportunité pour votre entreprise, mais vous ne pouvez pas la saisir par manque de temps ? Voici 5 conseils pour avoir plus de temps pour gérer votre entreprise.
Contrôlez vos dépenses
De nombreux propriétaires de petites entreprises se plaignent de ne pas gagner autant qu’ils le souhaiteraient et concentrent leurs efforts sur l’augmentation de leurs prix sans se rendre compte que, bien souvent, ces bénéfices peuvent être augmentés grâce à un contrôle adéquat des coûts sans affecter les clients.
Afin d’avoir un bon contrôle des coûts, il est nécessaire d’avoir beaucoup d’ordre dans les processus d’achat et d’inventaire. Il est nécessaire de connaître les prix de tous nos produits, et aussi d’allouer correctement les dépenses liées au produit, comme le fret, les taxes, les commissions, le stockage ou la manutention.
Ces coûts sont souvent établis de manière inexacte, et certains produits sont surtaxés par des coûts qui ne leur sont pas applicables, tandis que d’autres sont soustaxés. Il en résulte une politique de prix de vente incorrecte qui donnera des marges fictives.
Pour résoudre ce problème, il existe des outils logiciels qui permettent à l’entrepreneur de gérer plus facilement les processus d’achat, en tenant toujours compte des prix de référence antérieurs et de l’application correcte des coûts indirects à tous les produits. Un système permettra de contrôler plus facilement les stocks via un cadencier et de déterminer les bonnes quantités et les bons moments pour commander davantage de produits au fournisseur.
De même, il existe des prestataires en ligne qui pourront vous apporter leur aide pour la gestion de tâches administratives. C’est le cas de Qiiro, un service en ligne qui aide également à la gestion de documents juridiques pour professionnels et particuliers : en savoir plus sur Qiiro.
L’avantage de cette méthode se traduit immédiatement par une réduction des coûts d’inventaire, que vous pourrez vérifier dans les rapports du système.
Cette organisation permet également à l’entrepreneur d’identifier la rentabilité réelle de chaque ligne de produits ou de services, ce qui lui permet de se concentrer sur l’augmentation des bénéfices et l’élimination des produits déficitaires.
Il va sans dire que nous devons maintenir l’approche traditionnelle consistant à négocier de bons prix avec les fournisseurs et à ne pas dépenser pour des choses qui ne sont pas nécessaires à l’entreprise.
Gardez vos chiffres en ordre
La comptabilité des entreprises ne sert pas uniquement à des fins fiscales. Il s’agit de l’outil le plus important pour la performance et la prise de décision des entreprises, tant sur le plan opérationnel que financier.
De nombreuses petites entreprises externalisent leur comptabilité et reçoivent leurs informations comptables de manière intempestive. Ces informations ne sont donc pas utiles pour corriger les problèmes car elles ne sont jamais disponibles en temps voulu. D’autre part, avoir un comptable en interne peut s’avérer très coûteux pour certaines entreprises, laissant les entrepreneurs dans une situation concurrentielle très difficile.
Heureusement, il existe des systèmes de gestion d’entreprise qui permettent aux entrepreneurs de tenir leurs chiffres à jour et de disposer d’informations précises en temps réel pour prendre de meilleures décisions. Le problème est que la plupart des systèmes sont coûteux. Nous devons donc rechercher des options qui permettent à la petite entreprise de conserver un contrôle efficace à un coût adéquat, de sorte que le retour sur investissement du système soit très rapide.
Un système comptable devient le meilleur allié de l’entrepreneur car, grâce à ses rapports financiers et opérationnels, il lui permet de connaître à tout moment ses résultats et sa situation financière sur une période donnée, afin qu’il puisse contrôler ses comptes débiteurs, les dates d’échéance de ses factures aux clients et ses engagements de paiement. Cela permet à l’entrepreneur de planifier ses flux de trésorerie afin de protéger son entreprise de situations compromettantes.
En outre, en disposant d’une comptabilité à jour, l’entrepreneur peut établir des stratégies fiscales en temps utile et minimiser sa charge fiscale, ce qui lui permet de s’acquitter de ses obligations fiscales en temps voulu.
Gérez bien votre temps
De nombreux propriétaires d’entreprise deviennent esclaves de leur activité et cessent de profiter de la vie, de leurs enfants, de leur maison et des choses qu’ils aiment faire parce qu’ils doivent se concentrer sur leur activité. Il est vrai que le dicton dit : “Celui qui a une boutique, qu’il la gère”, mais il ne faut pas interpréter ce point comme “vous ne pourrez plus jamais avoir de temps libre”.
Le fait d’avoir du temps libre aide également votre entreprise car vous êtes plus détendu, moins stressé, vous pouvez penser plus clairement et mieux. Lorsque vous êtes détendu, vous trouvez de bonnes idées et des solutions à vos problèmes.
Une bonne gestion du temps est essentielle pour l’entrepreneur, et pour y parvenir, vous devez tenir compte des éléments suivants :
- Apprenez à déléguer les tâches opérationnelles chronophages qui apportent peu de valeur ajoutée à l’entreprise. C’est pourquoi il est important que vous identifiiez vos employés qui ont la capacité d’assumer ces responsabilités quotidiennes, qu’elles soient opérationnelles ou administratives. Ils apprécieront la confiance et la possibilité de s’épanouir personnellement et professionnellement, et vous serez libre de vous concentrer sur des choses plus importantes pour l’entreprise.
- Automatiser les processus : la systématisation de vos processus d’entreprise vous permettra de les exécuter de manière standardisée et correcte à chaque fois. Si vous utilisez un logiciel à cet effet, vous libérerez beaucoup de temps dans votre emploi du temps quotidien pour vous consacrer aux choses les plus importantes. Et vous pouvez être sûr que votre personnel fera les choses de la bonne manière car il bénéficie des conseils et de la supervision fournis par le système.
- Concentrez-vous sur les activités critiques de votre entreprise, celles qui nécessitent l’analyse d’informations pour la prise de décision, ou celles qui impliquent une plus grande responsabilité. C’est le travail du patron, c’est pour ça que tu es là. Le reste peut être fait par vos collaborateurs.
- Tenez un agenda : cela vous permettra de mieux vous organiser et d’avoir une idée claire de l’utilisation de votre temps, ce qui est très précieux. Un agenda organisé génère également des clients plus satisfaits car vous serez toujours organisé pour les servir à temps.
Si votre emploi du temps est équilibré et que votre esprit est concentré sur ce qui est le plus important, vous pourrez voir votre entreprise se développer et avoir le temps de profiter des avantages qu’elle vous apportera.
Formez-vous.
De nombreux entrepreneurs qui gèrent leur entreprise depuis de nombreuses années pensent qu’ils savent déjà tout, et qu’étudier est donc une perte de temps. Ou bien ils pensent que leur entreprise n’a pas besoin de changer parce qu’elle a toujours bien fonctionné. C’est une grave erreur, car la gestion d’une entreprise, aussi petite soit-elle, exige beaucoup de connaissances et de compétences analytiques.
L’environnement commercial actuel est très compliqué et les entrepreneurs doivent avoir une vision large complétée par des connaissances multidisciplinaires qui leur permettent de décider sur une meilleure base de la direction que doit prendre l’entreprise.
Il existe de nombreuses possibilités de formation commerciale, mais le plus important est de comprendre qu’il s’agit d’un processus continu qui ne s’achève pas avec un cours, quel qu’il soit.
Parmi les options existantes, citons les cours sanctionnés par un diplôme de commerce, ou les cours de licence ou de maîtrise dispensés par les universités. Une autre bonne option consiste à suivre des cours proposés par des entreprises spécialisées qui peuvent vous aider considérablement dans votre développement en tant qu’entrepreneur.
C’est à vous de décider dans quels domaines vous bénéficierez le plus d’une formation, mais nous vous recommandons d’envisager une formation en vente et en marketing, car ce sont les activités les plus importantes de toute entreprise.
Un avantage supplémentaire de la formation formelle est que, dans le cadre de ces cours, vous pourrez rencontrer d’autres entrepreneurs et élargir votre réseau de relations, ce qui vous permettra de générer de nouvelles opportunités commerciales ou d’établir des alliances stratégiques avec des personnes qui ont la capacité de développer votre entreprise.
Rester à jour en matière de connaissances et de tendances commerciales vous permettra d’être attentif aux évolutions du marché, et vous donnera la base nécessaire pour innover et maintenir l’offre de valeur de votre entreprise face aux assauts de la concurrence ou à l’évolution des préférences et des besoins des clients.
Se concentrer sur la croissance
L’entrepreneur doit constamment chercher des solutions pour développer l’entreprise afin d’éviter la stagnation et l’obsolescence. Cela les oblige à réinvestir une partie de leurs bénéfices dans l’entreprise pour financer la croissance. Ils doivent donc être disciplinés dans leur gestion financière et éviter à tout prix de ” presser ” l’entreprise. Il est conseillé à l’entrepreneur de se voir attribuer un salaire, et de se limiter à ce montant pour ne pas nuire à son entreprise.
Pour développer l’entreprise, nous pouvons avoir plusieurs options :
- Étendre la couverture géographique de l’entreprise avec les mêmes lignes de produits ou services (plus de points de vente ou de succursales).
- Étendre les lignes d’activité, en maintenant la couverture géographique (plus de produits ou de services, mêmes locaux).
- Les deux ci-dessus simultanément
La première option exige que vous sachiez déléguer, car vous consacrerez une grande partie de votre temps à l’ouverture de la ou des nouvelles succursales, qui nécessitera probablement votre présence jusqu’à ce que le nouveau personnel ait maîtrisé les processus de travail et que la phase de démarrage se soit stabilisée.
La seconde option nécessite de maîtriser les caractéristiques des nouveaux produits ou services, et très probablement d’investir dans l’infrastructure et/ou les stocks nécessaires à leur traitement. Cette situation exigera que votre personnel soit formé de manière adéquate pour assurer le succès du projet de croissance.
Toutefois, la voie recommandée n’est pas la troisième option, car la plupart des petites entreprises ne disposent pas du personnel de gestion ou de suffisamment d’argent pour les deux.
Étant donné que la croissance exige l’engagement de vos ressources économiques, matérielles et humaines, il est nécessaire de la doser afin de ne pas faire éclater l’entreprise, il faut donc avancer au rythme que l’entreprise supporte, en utilisant le réinvestissement des bénéfices et des mécanismes de financement commodes et prudents, et il faut veiller à ne pas croître au rythme que le marché exige si ce rythme est supérieur à ce que votre entreprise peut supporter, même si cela représente une perte apparente d’opportunités. En vous concentrant sur la croissance de manière contrôlée, vous permettrez à votre entreprise de franchir avec succès cette étape critique.
Lorsque la croissance est nécessaire, votre plan d’affaires devient très important, car il vous permet de visualiser des scénarios et de quantifier l’effort financier nécessaire. Le rythme de croissance ne doit pas être si rapide qu’il mette en péril la stabilité de l’entreprise. Il faut être agressif, mais prudent ; il faut agir de manière décisive, mais limiter les risques, et être clair sur les étapes de la croissance et les sources de financement que vous utiliserez.
Nous espérons que ces conseils pour gérer efficacement une entreprise vous aideront à améliorer votre activité.
