Gérer un bureau est une tâche à la fois responsable et difficile. Il y a beaucoup de choses à considérer et à jongler entre elles. Peu importe les ressources, le temps et l’énergie que vous investissez, cela ne semble jamais suffisant. La raison en est que la gestion d’un bureau est une quête perpétuelle de la perfection. De la gestion des fournitures de bureau à la maintenance générale, en passant par les salaires et les fournisseurs, cette liste apparemment interminable de responsabilités peut sembler décourageante. Il doit y avoir une très bonne raison pour laquelle nous nous donnons tant de mal. Et il y a de nombreuses raisons, mais les plus importantes comprennent une augmentation significative de la productivité et de la satisfaction des employés. Voici quelques conseils clés pour assurer le bon fonctionnement et l’efficacité de votre bureau :
“Syndrome du bâtiment malsain”
La mauvaise qualité de l’air causée par une ventilation insuffisante du bâtiment peut avoir un effet très négatif sur la productivité et la santé. Ce terme a été inventé dans les années 1970 et est utilisé pour décrire une liste de symptômes. Cette liste comprend, sans s’y limiter :
- maux de tête ;
- toux ;
- désorientation ;
- fatigue ;
- problèmes aigus de santé et de confort (résolvez les problèmes dans votre organisation grâce au diagramme d’ Ishikawa notamment).
Au début, ces problèmes ne semblent pas être liés à une maladie ou à une cause spécifique, jusqu’à ce qu’ils le soient réellement. Une exposition prolongée à un espace étouffé, vicié et non ventilé est un désastre viral en attente. Vous ne voulez pas qu’un pourcentage important, à deux chiffres, de votre bureau se mette soudainement en congé maladie. Veillez à ce que votre espace de travail soit bien ventilé, que ce soit par le biais de systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation ou simplement en ouvrant les fenêtres. Cela s’avérera inestimable à long terme.
Distractions
En moyenne, les distractions et interruptions audibles se produisent toutes les quelques minutes. À travers une journée de travail standard, cela s’additionne à un nombre assez important. Si votre scénario de travail le permet, il est très bénéfique de pouvoir faire abstraction de tout. Offrir à vos employés leur propre espace de travail personnel est généralement hors de portée pour la plupart des entreprises. Une solution beaucoup plus rentable peut être mise en œuvre. En donnant ou du moins en permettant à vos employés d’utiliser des écouteurs, vous leur donnez la liberté de faire abstraction du bruit. Cela augmentera la productivité et le confort général.
Faites de votre environnement- le vôtre
Il a été prouvé qu’un sentiment d’autonomie rend vos employés plus heureux et globalement, plus satisfaits. Bien sûr, si la nature de l’entreprise le permet, une touche personnelle peut faire beaucoup de bien :
- une photo préférée sur la table ;
- une plante ;
- une balle anti-stress ;
rendront votre environnement immédiat plus personnel. Inutile de dire qu’un employé heureux est un employé plus productif.
Atmosphère détendue, attitude positive
Que vous travailliez dans une société de courtage ou dans un cadre plus artistique, un environnement adéquat est indispensable. Dans les deux cas, les relations avec les collègues et les clients peuvent être une source de stress. C’est pourquoi il est essentiel de maintenir un cadre positif. Oui, les questions peuvent devenir répétitives et les employés peuvent parfois sembler désemparés. Cependant, il est de votre responsabilité d’être :
- patient ;
- accessible ;
- amical ;
- d’apporter de l’aide quand et où elle est nécessaire.
Ce type de culture, cultivé suffisamment longtemps, fera que les gens seront heureux d’aller travailler.
Les fournitures de bureau
Pour l’essentiel, nous avons parlé des aspects psychologiques de la gestion d’un bureau. Les fournitures qui permettent à tout de bouger sont tout aussi importantes. Il s’agit notamment des crayons, des notes autocollantes, du papier d’impression et bien d’autres encore. Certaines sont plus faciles à négliger que d’autres, comme les produits de nettoyage ou l’encre pour imprimante. Veillez à toujours avoir de l’encre de qualité en stock, car le manque d’encre peut tout faire échouer. Les gens ont beaucoup plus de facilité à se souvenir des choses qui sont sur papier, plutôt que des choses qui sont parlées.
Infrastructure numérique
Aujourd’hui, il est nécessaire de conserver des bases de données de tout. Qu’il s’agisse :
- de vos fournisseurs ;
- des dossiers de vos employés ;
- des listes de vos clients ;
plus l’entreprise est transparente, mieux c’est pour tout le monde. Ainsi, vos employés ou le personnel concerné, pourront accéder à vos dossiers sans tracas ni interruption. Cela implique également de disposer d’un ordinateur personnel et d’un serveur adéquats pour chacun. Au fil du temps, les bases de données peuvent devenir exponentiellement volumineuses, encombrantes et difficiles à gérer. En préparant votre réseau de PC à un degré raisonnable, vous économiserez beaucoup de ressources et de temps à l’avenir. Gérer, maintenir et améliorer la productivité dans un bureau n’est pas une tâche simple. Une lutte constante pour que tout soit bien huilé et fonctionne, tout en s’assurant que tout le monde reste satisfait. Ici, nous avons réduit la tâche à 6 principes simples et faciles à suivre. En accomplissant toutes les choses énumérées ci-dessus, vous ferez fonctionner votre bureau de manière plus fluide et plus efficace.
Comme toujours, soyez à l’affût d’autres moyens d’optimiser votre espace de travail. Après tout, chaque bureau est unique à sa manière.
