La gestion du temps est l’une de ces compétences professionnelles et personnelles importantes qui semble se retrouver dans chaque entretien d’embauche et évaluation de performance. En effet, les recruteurs et les équipes de direction savent que les compétences en gestion du temps d’un employé peuvent faire ou défaire à peu près tous les projets sur lesquels il travaille. Et la science l’a confirmé, les chercheurs ayant trouvé un lien direct entre les compétences en gestion du temps et les performances professionnelles dans la gestion d’événements et d’autres secteurs.
Le problème est que, si la plupart des gens reconnaissent l’importance de la gestion du temps, vous ne savez peut-être pas comment apprendre ou enseigner ces compétences. Vous pouvez même croire à tort que vous êtes soit bon en gestion du temps, soit que vous ne l’êtes pas, avec peu de place pour le gris entre les deux et aucun potentiel d’amélioration.
Nous sommes ici pour vous dire que cette conception est erronée : la gestion du temps est en fait composée de multiples compétences – vous pouvez donc avoir des aptitudes dans différents domaines – et vous pouvez absolument les améliorer pour vous rendre plus productif (en savoir plus sur la roue de Deming notamment), obtenir des évaluations de performance plus solides et trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
La fixation d’objectifs
Dans le contexte de la gestion du temps, la fixation d’objectifs ne consiste pas tant à fixer des objectifs pour votre avenir, mais plutôt à fixer des objectifs pour chaque étape de la réalisation d’un projet (tout savoir sur raci ). Cela peut impliquer de décomposer le processus en objectifs spécifiques et de fixer un calendrier pour atteindre chaque objectif. Par exemple, une version simplifiée de cela pour la planification d’un événement pourrait ressembler à :
- Fixer un budget : 4/15
- Trouver un lieu : 4/25
- Finaliser la liste des invités : 4/28
- Envoi des invitations : 5/1
- Désignation des fournisseurs : 5/15
Vous avez plus de chances d’atteindre vos objectifs si vous y attachez des récompenses, dit Roth – ainsi, vous commandez peut-être le déjeuner à l’intérieur, au lieu de l’apporter de la maison, après avoir terminé ce que vous considérez comme l’objectif le plus difficile pour un projet donné.
“Les objectifs doivent être extensibles”, dit Roth. Mais cela ne signifie pas que vos objectifs doivent prendre des semaines pour être atteints. Pour fixer des objectifs raisonnables, Roth suggère d’utiliser le système SMART. Le système SMART consiste à fixer des objectifs qui sont :
- S spécifique
- A Achevable
- R pertinent
- T limité dans le temps
Priorisation
Chaque jour, vous hiérarchisez les tâches et les projets auxquels vous consacrez votre temps. Mais ce n’est pas toujours une décision consciente que vous avez prise ,le plus souvent les gens priorisent simplement ce qui se trouve directement devant eux.
Lorsqu’il s’agit de gestion du temps, la priorisation vous oblige à être un peu plus stratégique dans ces décisions. “Il y a un certain nombre de facteurs qui entrent en ligne de compte dans la hiérarchisation, principalement : l’importance et l’impact, l’urgence, la difficulté et la complexité, et les délais “, dit Haselberger. Un élément important de la hiérarchisation est de savoir à quoi il faut dire non, parce qu’en fin de compte, nous ne pouvons pas tout faire, dit-elle.
“Ensuite, vous devez décider quand et dans quel ordre vous ferez tout ce que vous choisissez de faire, afin de pouvoir respecter les délais relatifs”, dit Haselberger. Disons que vous avez trois grands projets sur les bras, en plus de toutes vos tâches quotidiennes. La hiérarchisation consisterait à décomposer chacun de ces grands projets en étapes distinctes, puis à décider chaque jour quelles tâches vous devez accomplir pour rester sur la bonne voie pour chaque projet, en tenant compte de l’importance et de l’urgence, tout en restant à la hauteur des tâches récurrentes comme les e-mails et les appels des clients.
Le nombre exact de tâches que vous êtes en mesure de hiérarchiser chaque jour dépendra du temps que ces tâches prennent. Mme Haselberger dit qu’elle apprend à ses clients à pratiquer le réalisme des tâches, qui est le fait d’être réaliste quant au temps dont vous disposez dans votre journée, au temps que prendront vos tâches individuelles et au nombre de tâches que vous pouvez donc prioriser de façon réaliste avant que la journée ne soit terminée.
Planification
Vous pourriez penser que juste parce que vous utilisez un agenda quotidien ou le calendrier de votre téléphone, vous comprenez la planification. Mais il existe des méthodes de planification réelles qui vont au-delà du suivi de vos rendez-vous quotidiens.
Selon Haselberger, la plupart des planifications se résument à des réunions et des blocs de temps. ” Lorsque l’on planifie des réunions, il faut prendre en compte les horaires des personnes que l’on veut rencontrer “, dit-elle. Mais pour une gestion efficace du temps, ” il est bon d’avoir quelques lignes directrices générales pour notre propre emploi du temps[s] concernant le moment et la raison pour laquelle nous rencontrons les autres. ”
Voici quelques questions à vous poser lorsque vous planifiez des réunions qui vous aideront à éviter les réunions inutiles et à faire en sorte que les réunions nécessaires ne durent que le temps nécessaire :
- Qu’est ce que je veux accomplir pendant cette réunion ?
- Cela pourrait-il être accompli dans un courriel ou par téléphone ?
- Sinon, comment puis-je aider cette réunion à se dérouler le plus efficacement possible ?
Délégation
“Déléguer, c’est donner à quelqu’un d’autre un projet ou une partie d’un projet au lieu que vous y travailliez”, explique Roth. “Cela vous libère pour travailler sur des projets de plus haut niveau, et cela accélère le projet délégué parce que plus d’une personne y travaille en même temps.”
La délégation fonctionne mieux avec les tâches moins urgentes ou moins impactantes et permet de dégager la voie pour que vous puissiez vous concentrer sur les tâches que vous seul avez les compétences pour faire, dit Haselberger. ” Si c’est bien fait, nous déléguons les projets à ceux [qui] ont les compétences, les aptitudes et l’intérêt pour ces projets ; nous donnons des attentes et des délais très clairs ; et nous demandons au lieu d’exiger. ”
La plupart des gens pensent qu’il faut être dans la haute direction pour pouvoir déléguer, mais ce n’est pas toujours le cas. Chaque fois que vous travaillez au sein d’une équipe, vous pouvez avoir la capacité de déléguer à d’autres membres de celle-ci. En pratique, cela peut signifier aller voir un membre de votre équipe qui a une bonne relation de travail avec votre client et lui demander de prendre en charge une réunion prévue pour informer le client de l’avancement du projet. Ou peut-être s’agit-il de confier l’édition finale d’une proposition de projet à un membre de l’équipe qui a montré une affinité pour repérer les erreurs dans le passé.
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