Gérer un bureau ne consiste pas seulement à trouver des utilisations efficaces de l’espace et à maintenir le statu quo. Il s’agit aussi de garder les gens heureux, productifs et se sentant valorisés dans leur poste.
Comme vous pouvez l’imaginer, atteindre cet équilibre parfait peut être délicat et demande beaucoup de concentration et de pratique. Si vous voulez être un gestionnaire de bureau efficace, vous pouvez tourner votre attention vers des choses comme l’établissement de procédures, le maintien d’une communication ouverte et l’assurance que votre bureau est organisé, entre autres.
Vous pouvez même faire des choses pour rendre l’entreprise elle-même plus rentable, comme la mise en œuvre d’initiatives écologiques pour réduire les coûts mensuels des services publics. Voici quelques conseils pratiques qui vous aideront dans votre rôle de gestionnaire de bureau :
1. MAINTENIR UNE COMMUNICATION OUVERTE
Les office managers (qui peuvent avoir à gérer un licenciement économique notamment) sont les liaisons entre les employés et la direction, donc s’assurer que vous êtes disponible quand quelqu’un a besoin de vous est une nécessité.
La mise en place de canaux de communication peut être aussi simple que de donner votre adresse e-mail à chaque nouvelle embauche, ou de créer une ligne de signalement anonyme pour les employés.
L’essentiel est de garder la méthode de communication que vous utilisez, quelle qu’elle soit, organisée et claire afin de ne manquer aucun message de votre personnel. Si vous préférez le courrier électronique, assurez-vous de vérifier votre boîte de réception au moins une fois par jour et de la garder organisée pour qu’aucune plainte ou question ne passe entre les mailles du filet.
Vous ne devez pas seulement être à l’extrémité de la communication, cependant. En fait, donner du feedback aux employés est un excellent moyen de les motiver et de les faire avancer dans la bonne direction.
2. ORGANISEZ VOTRE BUREAU
Tout a sa place et chaque chose à sa place peut faire beaucoup dans un bureau, surtout si vous êtes dans un secteur lourd en paperasse ou en classement officiel. Le meilleur endroit pour commencer à organiser votre bureau est votre propre bureau.
Si vous avez votre propre système d’organisation, vous pouvez donner l’exemple aux autres employés ou même mettre en œuvre vos stratégies à l’échelle de l’entreprise. Vous pouvez utiliser des choses comme des dossiers, un code de couleurs ou des boîtes d’empilage pour les papiers en vrac afin de tout garder là où vous pouvez facilement le trouver.
Un aspect souvent négligé de l’organisation de votre lieu de travail est les rappels. Tout le monde a besoin d’un coup de pouce utile de temps en temps pour s’assurer qu’il reste sur la bonne voie avec son travail, mais mettre cette responsabilité sur une autre personne peut juste faire reculer le travail encore plus.
3. ETABLIR UNE ROUTINE SELON LES EQUIPES
Aussi ennuyeuse que la routine puisse paraître pour certaines personnes, pour les entreprises, c’est l’élément vital d’une journée de travail productive. En tant que chef de bureau, vous voulez établir une variété de routines afin que les employés sachent toujours ce que l’on attend d’eux et ce qu’ils doivent faire.
N’oubliez pas, cependant, que chaque équipe peut avoir besoin d’une routine différente. Par exemple, l’équipe de marketing pourrait commencer sa journée par une réunion pour discuter des objectifs et des tendances, mais l’équipe de comptabilité pourrait avoir besoin de commencer la journée en évaluant les ventes et les chiffres de la veille (avec l’aide du cadencier par exemple).
Veillez à prendre en compte les besoins et les activités uniques de chaque département afin de créer une routine qui correspond à leur fonction.
4. UTILISEZ EFFICACEMENT VOTRE ESPACE
Selon l’étendue de votre rôle de chef de bureau, vous pourriez être chargé de créer un aménagement complet du bureau en plus de votre rôle auprès des employés. Dans ce cas, vous voulez vous assurer que vous utilisez efficacement votre espace pour créer une atmosphère plus heureuse et plus productive.
Dans l’ensemble, vous voulez vous assurer d’avoir au moins ces quatre zones dans votre bureau :
- Grande salle de conférence
- Petite salle de réunion
- Salle de réunion informelle
- Salle de réunion par téléconférence
La grande salle de conférence est idéale pour les réunions du conseil d’administration et les séminaires, tandis que la petite salle est mieux adaptée aux réunions d’équipe ou aux petits groupes. Une salle de réunion informelle peut être utilisée comme un espace de brainstorming, il est donc agréable d’y inclure un tableau intelligent ou un tableau blanc.
5. DÉVELOPPEZ VOS COMPÉTENCES COMMERCIALES EN TANT QUE DIRECTEUR DE BUREAU
La gestion d’un bureau exige une certaine dose de sens des affaires. Que vous soyez nouveau dans le rôle de gestionnaire de bureau ou que vous gériez depuis des années, il est bon de rafraîchir fréquemment vos compétences ou vos connaissances.
Une chose que tout gestionnaire de bureau doit savoir est comment négocier. Cela peut être avec un employé pour déterminer son salaire, avec un fournisseur pour sécuriser les profits, ou avec un client pour trouver la meilleure solution à son problème (aidez-vous du diagramme d’ ishikawa par exemple). Savoir négocier peut accroître votre valeur au sein d’une entreprise et vous aider à contribuer à sa réussite.
Il existe également des tonnes d’informations sur les techniques de gestion, les stratégies financières et les plans de recrutement. Tous ces domaines sont des piliers du travail d’un office manager, vous devriez donc être à l’aise pour discuter et analyser ces sujets au sein de votre entreprise.
6. ANALYSER VOTRE ENVIRONNEMENT
Lorsque vous courez partout pour essayer de maintenir le navire à flot, vous pouvez vous perdre dans vos propres routines. Vous pouvez arriver tous les jours et faire la même chose à la minute près, mais cela ne signifie pas nécessairement que vous avez le bureau le plus efficace.
De temps en temps, il est utile de prendre le temps d’analyser votre bureau et la façon dont vos employés travaillent. Les méthodes actuelles sont-elles efficaces ? Les gens sont-ils aussi productifs que possible ? Un bon moyen de faire un saut sur cette question est de faire un saut dans les réunions hebdomadaires de certaines de vos équipes.
Dans une réunion, vous pouvez demander aux employés de vous faire part de leurs commentaires sur les domaines qu’ils pensent devoir changer. C’est un moyen simple de vous assurer que vous tenez compte des sentiments et des besoins de vos employés. La réunion du matin est également un forum qui vous permet de présenter vos idées ou d’informer le personnel des changements. Elle vous donne l’occasion de donner le ton sur la façon dont le personnel doit réagir à un changement et de répondre à toutes les questions initiales que les gens pourraient avoir.
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