Gérer un bureau n’est pas facile. Il y a beaucoup de pièces mobiles, de personnalités différentes et de crises quotidiennes à gérer ; le travail peut devenir écrasant très rapidement. Cela dit, les gestionnaires de bureau efficaces valent leur pesant d’or et devraient toujours pouvoir trouver de belles opportunités de carrière.
Si vous voulez devenir le meilleur gestionnaire de bureau possible, alors il est important de travailler sur certaines compétences spécifiques et d’apprendre à utiliser les outils de bureau (notamment l’outil de gestion des stocks, le cadencier ) les plus populaires afin d’être prêt à tout faire. Voici quelques domaines sur lesquels vous devez vous concentrer pour construire votre carrière de gestionnaire de bureau.
Compétences essentielles de gestionnaire de bureau
En tant que gestionnaire de bureau, vous êtes censé porter de nombreuses casquettes. Vous n’avez pas à être capable de créer un site web à partir de zéro ou de conduire une stratégie, mais vous devez être analytique, féru de technologie et avoir des compétences en leadership, en communication et en finance. Avoir quelques connaissances dans chacun de ces domaines vous permettra de déléguer efficacement et de veiller à ce que tous les rouages du bureau fonctionnent bien.
Selon la taille de l’organisation, les tâches d’un office manager varieront, et vous aurez besoin de différentes compétences. Dans une grande entreprise, les office managers pourraient superviser un seul département et devront avoir une connaissance plus approfondie du sujet de ce département. Ils pourraient avoir à travailler avec plusieurs niveaux de gestion et à faire face à plus de paperasserie.
Les petites entreprises avec moins d’employés pourraient compter sur leurs office managers pour superviser chaque département, ce qui signifie qu’ils auront besoin d’un champ de connaissances plus large et devront être prêts à travailler sur un large éventail de projets selon les besoins (plus d’infos sur le système raci ). On pourrait faire appel à eux pour tout, de la comptabilité au service à la clientèle!
Devenir la personne la plus organisée du bureau
Il va sans dire que les gestionnaires de bureau doivent être incroyablement organisés et au fait des choses. Si vous voulez être un office manager efficace, votre objectif devrait être de devenir la personne la plus organisée du bureau. Vous devez savoir ce qui se passe à tout moment et construire des systèmes qui vous permettent d’être la personne à contacter (sans vous épuiser).
Ces systèmes doivent commencer par un système d’organisation pour votre propre journée de travail. C’est une bonne idée de commencer la journée en s’attaquant à votre boîte de réception. Garder votre bureau organisé et visuellement désordonné vous aidera également à garder l’esprit clair et un emploi du temps organisé.
Prendre le contrôle de chaque journée est important pour les gestionnaires de bureau. Faire en sorte que chaque journée soit aussi similaire et aussi structurée que possible vous aidera à construire vos routines et vos systèmes qui vous permettent de rester organisé et de réduire les chances que des tâches importantes passent à travers les mailles du filet. Réservez du temps pour les tâches récurrentes et prévoyez des blocs pour les tâches ponctuelles qui se présentent. Prévoyez tout et attendez-vous à l’inattendu.
Les meilleurs outils pour les chefs de bureau
Rester organisé sur le lieu de travail au rythme effréné d’aujourd’hui signifie utiliser les bons outils. Il est également essentiel d’automatiser quand vous le pouvez et de rationaliser tout ce que vous faites. Bien que chaque bureau exige du personnel qu’il utilise différents outils, il y en a quelques-uns qui devraient être essentiels dans votre boîte à outils de compétences.
Parmi les outils logiciels les plus importants et les plus pratiques, on trouve des éléments de base comme Google Calendar, Slack, Asana, Microsoft 365, Zoom et Google Drive. Ces outils sont basés sur le cloud (bien que beaucoup aient une version de bureau) et vous permettront de rester au top des tâches et des projets d’équipe via la matrice raci notamment.
Tout bon gestionnaire de bureau devrait également comprendre comment utiliser des logiciels de comptabilité tels que QuickBooks ou FreshBooks. Selon la taille de votre organisation, vous pouvez être appelé à effectuer des tâches de comptabilité ou de budgétisation. Il existe de nombreuses applications pour ces logiciels de comptabilité.
Faites de l’empathie et de l’intelligence émotionnelle vos armes secrètes
Un office manager efficace et performant doit avoir de grandes qualités relationnelles (pour éviter d’avoir à gérer un licenciement économique notamment). Les compétences organisationnelles ne vous mèneront pas loin si vous n’arrivez pas à établir un lien avec les membres de votre équipe. En tant que chef de bureau, vous devez être accessible, compréhensif et empathique afin d’instaurer la confiance et le respect au sein du bureau. L’intelligence émotionnelle est donc absolument essentielle. En fait, c’est l’un des traits les plus importants dans le bureau moderne.
L’intelligence émotionnelle est la mesure de la façon dont les gens comprennent les émotions chez eux et chez les autres. Les personnes émotionnellement intelligentes ont conscience d’elles-mêmes, ont de solides compétences interpersonnelles et sont empathiques. Elles sont capables de bien réguler leurs émotions et font généralement de grands leaders parce qu’elles restent humbles et concentrées sur les besoins de ceux qui les entourent.
Bien que de nombreuses personnes pensent que vous ne pouvez pas changer votre niveau d’intelligence émotionnelle, ce n’est tout simplement pas vrai. Vous pouvez toujours affiner votre conscience de soi et votre compréhension des autres si vous faites un effort. Les meilleurs leaders développent toujours leur intelligence émotionnelle et cherchent à mieux comprendre ceux avec qui ils travaillent.
Alors, comment pouvez-vous commencer à développer votre intelligence émotionnelle ? Essayez de tenir un journal pour noter vos émotions et vos réactions à des situations au travail. Ensuite, passez en revue et réfléchissez à la façon dont vous auriez pu gérer la situation différemment. Avez-vous réagi avec empathie ? Avez-vous eu des difficultés à gérer vos émotions ?
Communication : Comment faire en sorte que les autres se sentent à l’aise sur le lieu de travail
En tant que chef de bureau, il vous incombe de faire en sorte que tout le monde travaille ensemble. C’est pourquoi la communication est peut-être LA compétence la plus importante pour les office managers. Non seulement vous devez vous assurer que tout le monde communique efficacement pour faire avancer les choses, mais vous devez également vous assurer que tout le monde se sent bienvenu et entendu au bureau.
La diversité pourrait n’être qu’un mot à la mode dans certaines entreprises, mais créer véritablement un environnement diversifié est non seulement la bonne chose à faire, mais donne également aux entreprises un énorme avantage concurrentiel. Un office manager efficace doit comprendre cela et être prêt à maîtriser le leadership interculturel.
Tout le monde au bureau doit être embarqué dans l’inclusivité et l’office manager joue un rôle important dans ce processus. Vous devez vous familiariser avec les besoins culturels des autres et vous engager à apprendre tout au long de votre vie.
